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Cómo escribir una nota [Template & Examples]

enero 26, 2022
how to write memo.jpegkeepProtocol

Un memorándum (también conocido como memorando o «recordatorio») se utiliza para Comunicaciones internas sobre procedimientos o asuntos oficiales dentro de una organización.

A diferencia de un correo electrónico, una nota es un mensaje que envía a un gran grupo de empleados, como todo su departamento o todos en la empresa. Es posible que deba escribir un memorándum para informar al personal sobre los próximos eventos o difundir cambios internos.

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Si necesita informar a sus empleados sobre negocios internos oficiales, aquí hay una plantilla de memorándum comercial fácil de seguir, así como ejemplos para obtener más orientación.

Plantilla de memorándum comercial

MEMORÁNDUM

A:

DESDE:

FECHA:

SUJETO:

te escribo para informarte que [reason for writing memo].

A medida que nuestra empresa sigue creciendo… [evidence or reason to support your opening paragraph].

Por favor hazme saber si tienes preguntas. Mientras tanto, agradecería su cooperación como [official business information] tiene lugar

Encabezamiento:

En su encabezado, querrá etiquetar claramente su contenido como «Memorándum» para que sus lectores sepan exactamente lo que están recibiendo. Luego, deberá incluir «PARA», «DESDE», «FECHA» y «ASUNTO». Esta información es relevante para proporcionar contenido, como a quién se dirige y por qué.

Párrafo uno:

En el primer párrafo, querrá establecer rápida y claramente el propósito de su nota. Puede comenzar su oración con la frase «Le escribo para informarle…» o «Le escribo para solicitarle…». Un memorando debe ser breve, claro y directo. Querrá entregar su información más crítica por adelantado y luego usar los párrafos posteriores como oportunidades para profundizar en más detalles.

Párrafo dos:

En el segundo párrafo, querrá proporcionar contexto o evidencia de apoyo. Por ejemplo, supongamos que su nota informa a la empresa sobre una reorganización interna. Si este es el caso, el párrafo dos debería decir algo como: «A medida que nuestra empresa sigue creciendo, hemos decidido que tiene más sentido separar nuestro equipo de producción de video de nuestro equipo de contenido. De esta manera, esos equipos pueden concentrarse más en su metas individuales».

Párrafo tres:

En el tercer párrafo, querrá incluir su solicitud específica de cada empleado; si está planeando una salida de equipo, este es el espacio que incluiría, «Por favor confirme su asistencia con restricciones dietéticas» o «Por favor envíeme un correo electrónico con preguntas.»

Por el contrario, si está informando al personal sobre la próxima construcción del edificio, podría decir: «Apreciaría su cooperación durante este tiempo». Incluso si no espera ninguna acción específica de los empleados, es útil incluir cómo espera que manejen la noticia y si espera que hagan algo en respuesta al memorando.

Plantilla de memorando descargable

¿Quiere ver el formato de nota anterior en su forma final? Descargar Plantillas de notas comerciales gratuitas de HubSpot, mostrado a continuación. El documento le brinda un marco que clasifica su memorando en subtemas para ayudar a los empleados a digerir mejor la información y comprender lo que se espera de ellos después de leerlo.

Plantilla de memorándumDescarga esta Plantilla

Formato de plantilla de notas comerciales

El formato representado en las plantillas anteriores está diseñado para comunicar su mensaje de manera efectiva. Un memorando debe difundir la información necesaria de una manera que sea fácil de digerir para una gran cantidad de empleados.

Una línea de asunto precisa les alertará de que este memorándum es relevante para ellos específicamente. Y comenzar con un resumen ejecutivo permite a los destinatarios comprender el mensaje general antes de profundizar en los detalles. La información de fondo ofrece contexto al mensaje, y la descripción general y la línea de tiempo deben responder a las preguntas que probablemente surjan.

Ejemplos de plantillas de notas comerciales

Diferentes industrias o situaciones requerirán memorandos ligeramente diferentes. Algunos tendrán que ser más largos o más cortos, otros pueden no tener una línea de tiempo y algunos tendrán información de fondo extensa. El formato de su nota debe cambiar para adaptarse al mensaje que desea que reciban sus empleados.

Nota de retraso de lanzamiento

Ejemplo de nota comercial para retraso en el lanzamiento

El objetivo de este memorándum es anunciar que se retrasará el lanzamiento de un producto. La introducción incluye la nueva fecha, por lo que no es necesaria una línea de tiempo o una descripción general larga. Este formato de memo podría aplicarse a otras situaciones en las que se está produciendo un cambio simple, pero importante. Otros cambios de fecha, promociones, hitos o anuncios de productos también podrían utilizar este formato.

Memorándum de actualización del edificio

Ejemplo de nota comercial para la actualización del edificio

Hay aspectos logísticos de un negocio que conciernen a sus empleados, pero no necesariamente involucran su trabajo. Este memorándum muestra un ejemplo sobre la cocina en la oficina. Es un poco inconveniente, pero no debería afectar mucho su trabajo. Esto podría aplicarse a otras actualizaciones de edificios, días de trabajo desde casa u otros anuncios generalizados pero menores.

Nota de la comunidad

Ejemplo de nota comercial para anuncio comunitario

Las celebraciones, eventos, días temáticos u otras cosas divertidas para sus empleados también se pueden comunicar a través de notas. Los memorandos de la comunidad como este ejemplo son generalmente más cortos porque no requieren mucha información de fondo ni muchos detalles. Estos solo deben incluir un resumen, la fecha y la ubicación como mínimo.

Escriba sus notas al punto

La principal diferencia entre una nota y un correo electrónico no es el nivel de complejidad, es el tamaño de la audiencia. Un memorando puede ser simple o complejo, siempre que comunique su mensaje de manera efectiva y sea relevante para el grupo de empleados que lo recibe. Y el mensaje en sí debe ser claro y conciso, independientemente del formato de nota que utilice.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en octubre de 2018 y se actualizó para que sea más completa.

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