18 sencillos consejos, trucos y atajos de Excel

A veces, Excel parece demasiado bueno para ser verdad. Todo lo que tengo que hacer es ingresar una fórmula, y casi todo lo que necesito hacer manualmente se puede hacer automáticamente. ¿Necesita fusionar dos hojas con datos similares? Excel puede hacerlo. ¿Necesitas hacer matemáticas simples? Excel puede hacerlo. ¿Necesita combinar información en varias celdas? Excel puede hacerlo.

En esta publicación, repasaré los mejores consejos, trucos y atajos que puede usar ahora mismo para llevar su juego de Excel al siguiente nivel. No se requieren conocimientos avanzados de Excel.

¿Qué es Excel?

Microsoft Excel es un software de hoja de cálculo que los especialistas en marketing, contadores, analistas de datos y otros profesionales utilizan para almacenar, organizar y rastrear conjuntos de datos. Es parte del conjunto de productos de Microsoft Office. Las alternativas incluyen Google Sheets y Numbers. Encuentre más alternativas de Excel aquí.

Excel se usa principalmente para crear documentos financieros debido a sus fuertes poderes computacionales. A menudo encontrará el software en oficinas y equipos de contabilidad porque permite a los contadores ver automáticamente sumas, promedios y totales. Con Excel, pueden entender fácilmente los datos de su empresa.

Si bien Excel se conoce principalmente como una herramienta de contabilidad, los profesionales de cualquier campo pueden usar sus características y fórmulas, especialmente los especialistas en marketing, porque se puede usar para rastrear cualquier tipo de datos. Elimina la necesidad de pasar horas y horas contando celdas o copiando y pegando números de rendimiento. Excel normalmente tiene un atajo o una solución rápida que acelera el proceso.

También puede descargar las plantillas de Excel a continuación para todas sus necesidades de marketing.

Después de descargar las plantillas, es hora de comenzar a usar el software. Primero cubramos lo básico.

Fundamentos de Excel

Si recién está comenzando con Excel, hay algunos comandos básicos con los que le sugerimos que se familiarice. Estas son cosas como:

• Creación de una nueva hoja de cálculo desde cero.
• Ejecutar cálculos básicos como sumar, restar, multiplicar y dividir.
• Escritura y formato de texto y títulos de columnas.
• Uso de las funciones de autocompletar de Excel.
• Agregar o eliminar columnas, filas y hojas de cálculo individuales. A continuación, veremos cómo agregar cosas como varias columnas y filas.
• Mantener los títulos de columnas y filas visibles a medida que se desplaza por ellos en una hoja de cálculo, para que sepa qué datos está completando a medida que avanza en el documento.

Para una inmersión profunda en estos conceptos básicos, consulte nuestra guía completa de Microsoft Excel.

Cómo usar Excel

Para usar Excel, solo necesita ingresar los datos en las filas y columnas. Y luego usará fórmulas y funciones para convertir esos datos en información.

Vamos a repasar las mejores fórmulas y funciones que necesita saber. Pero primero, echemos un vistazo a los tipos de documentos que puede crear con el software. De esa manera, tendrá una comprensión general de cómo puede usar Excel en su día a día.

Documentos que puede crear en Excel

¿No está seguro de cómo puede usar Excel en su equipo? Aquí hay una lista de documentos que puede crear:

• Estados de ingresos: puede usar una hoja de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de la actividad de ventas y la salud financiera de una empresa.
• Balances: los balances se encuentran entre los tipos de documentos más comunes que puede crear con Excel. Le permite obtener una visión holística de la situación financiera de una empresa.
• Calendario: puede crear fácilmente un calendario mensual de hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los eventos u otra información sensible a la fecha.

Estos son algunos documentos que puede crear específicamente para los especialistas en marketing.

Esta es solo una pequeña muestra de los tipos de documentos comerciales y de marketing que puede crear en Excel. Hemos creado un extensa lista de plantillas de Excel puede usar ahora mismo para marketing, facturación, gestión de proyectos, elaboración de presupuestos y más.

Con el espíritu de trabajar de manera más eficiente y evitar el trabajo manual tedioso, aquí hay algunas fórmulas y funciones de Excel que necesitará saber.

Fórmulas de Excel

Es fácil sentirse abrumado por la amplia gama de fórmulas de Excel que puede usar para dar sentido a sus datos. Si recién está comenzando a usar Excel, puede confiar en las siguientes fórmulas para llevar a cabo algunas funciones complejas, sin aumentar la complejidad de su ruta de aprendizaje.

• Signo igual: Antes de crear cualquier fórmula, deberá escribir un signo igual (=) en la celda donde quieres que aparezca el resultado.
• Adición: Para sumar los valores de dos o más celdas, utilice el + firmar. Ejemplo: =C5+D3.
• Sustracción: Para restar los valores de dos o más celdas, utilice el – firmar. Ejemplo: =C5-D3.
• Multiplicación: Para multiplicar los valores de dos o más celdas, utilice el * firmar. Ejemplo: =C5*D3.
• División: Para dividir los valores de dos o más celdas, utilice el / firmar. Ejemplo: =C5/D3.

Juntando todo esto, puede crear una fórmula que suma, resta, multiplica y divide todo en una celda. Ejemplo: =(C5-D3)/((A5+B6)*3).

Para fórmulas más complejas, deberá usar paréntesis alrededor de las expresiones para evitar usar accidentalmente el PEMDAS orden de operaciones. Tenga en cuenta que puede usar números simples en sus fórmulas.

Funciones de Excel

Las funciones de Excel automatizan algunas de las tareas que usaría en una fórmula típica. Por ejemplo, en lugar de utilizar el + firmar para sumar un rango de celdas, usaría la función SUMA. Veamos algunas funciones más que ayudarán a automatizar cálculos y tareas.

• SUMA: La función SUMA suma automáticamente un rango de celdas o números. Para completar una suma, ingresaría la celda inicial y la celda final con dos puntos en el medio. Esto es lo que parece: SUMA(Celda1:Celda2). Ejemplo: =SUMA(C5:C30).
• PROMEDIO: La función PROMEDIO promedia los valores de un rango de celdas. La sintaxis es la misma que la función SUMA: PROMEDIO(Celda1:Celda2). Ejemplo: =PROMEDIO(C5:C30).
• SI: La función IF le permite devolver valores basados ​​en una prueba lógica. La sintaxis es la siguiente: SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, [value_if_false]). Ejemplo: =SI(A2>B2,»Presupuesto excedido»,»OK»).
• BUSCARV: La función BUSCARV le ayuda a buscar cualquier cosa en las filas de su hoja. La sintaxis es: BUSCARV (valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columna, coincidencia aproximada (VERDADERO) o coincidencia exacta (FALSO)). Ejemplo: =BUSCARV([@Attorney],tbl_Abogados,4,FALSO).
• ÍNDICE: La función ÍNDICE devuelve un valor dentro de un rango. La sintaxis es la siguiente: ÍNDICE(matriz, núm_fila, [column_num]).
• COINCIDIR: La función COINCIDIR busca un determinado elemento en un rango de celdas y devuelve la posición de ese elemento. Se puede utilizar junto con la función ÍNDICE. La sintaxis es: COINCIDIR(buscar_valor, buscar_matriz, [match_type]).
• CONTAR.SI: La función CONTAR.SI devuelve el número de celdas que cumplen con un criterio determinado o tienen un valor determinado. La sintaxis es: CONTAR.SI(rango, criterio). Ejemplo: =CONTAR.SI(A2:A5,»Londres»).

Bien, ¿listo para entrar en el meollo de la cuestión? Hagámoslo. (Y a todos los fans de Harry Potter… de antemano bienvenidos).

Nota: Los GIF y las imágenes son de una versión anterior de Excel. Cuando corresponde, la copia se actualizó para brindar instrucciones a los usuarios de versiones de Excel más nuevas y más antiguas.

1. Use tablas dinámicas para reconocer y dar sentido a los datos.

Las tablas dinámicas se utilizan para reorganizar los datos en una hoja de cálculo. No cambiarán los datos que tiene, pero pueden sumar valores y comparar información diferente en su hoja de cálculo, según lo que desee que hagan.

Echemos un vistazo a un ejemplo. Digamos que quiero ver cuántas personas hay en cada casa en Hogwarts. Puede estar pensando que no tengo demasiados datos, pero para conjuntos de datos más largos, esto será útil.

Para crear la tabla dinámica, voy a Datos > Tabla dinámica. Si está utilizando la versión más reciente de Excel, iría a Insertar > Tabla dinámica. Excel completará automáticamente su tabla dinámica, pero siempre puede cambiar el orden de los datos. Entonces, tienes cuatro opciones para elegir.

• Filtro de informe: Esto le permite mirar solo ciertas filas en su conjunto de datos. Por ejemplo, si quisiera crear un filtro por casa, podría optar por incluir solo a los estudiantes de Gryffindor en lugar de a todos los estudiantes.
• Etiquetas de columna: Estos serían sus encabezados en el conjunto de datos.
• Etiquetas de fila: Estas podrían ser sus filas en el conjunto de datos. Tanto las etiquetas de Fila como las de Columna pueden contener datos de sus columnas (por ejemplo, el Nombre se puede arrastrar a la etiqueta de Fila o Columna; solo depende de cómo desee ver los datos).
• Valor: Esta sección le permite ver sus datos de manera diferente. En lugar de simplemente extraer cualquier valor numérico, puede sumar, contar, promediar, máximo, mínimo, contar números o hacer algunas otras manipulaciones con sus datos. De hecho, por defecto, cuando arrastra un campo a Valor, siempre hace un conteo.

Como quiero contar la cantidad de estudiantes en cada casa, iré al generador de tablas dinámicas y arrastraré la columna Casa a las etiquetas de fila y los valores. Esto sumará el número de estudiantes asociados con cada casa.

2. Agregue más de una fila o columna.

A medida que juega con sus datos, es posible que descubra que necesita agregar más filas y columnas constantemente. A veces, es posible que incluso necesite agregar cientos de filas. Hacer esto uno por uno sería súper tedioso. Afortunadamente, siempre hay una manera más fácil.

Para agregar varias filas o columnas en una hoja de cálculo, resalte la misma cantidad de filas o columnas preexistentes que desea agregar. Luego, haz clic derecho y selecciona «Insertar».

En el siguiente ejemplo, quiero agregar tres filas adicionales. Al resaltar tres filas y luego hacer clic en Insertar, puedo agregar tres filas en blanco adicionales a mi hoja de cálculo de forma rápida y sencilla.

3. Utilice filtros para simplificar sus datos.

Cuando está mirando conjuntos de datos muy grandes, por lo general no necesita estar mirando cada fila al mismo tiempo. A veces, solo desea ver los datos que se ajustan a ciertos criterios.

Ahí es donde entran los filtros.

Los filtros le permiten reducir sus datos para ver solo ciertas filas a la vez. En Excel, se puede agregar un filtro a cada columna en su…