Para la mayoría de los especialistas en marketing, tratar de organizar y analizar hojas de cálculo en Microsoft Excel puede ser como chocar contra una pared de ladrillos una y otra vez. Estás replicando columnas manualmente y garabateando matemáticas de formato largo en un trozo de papel, todo mientras piensas para ti mismo: «Hay posee ser una mejor manera de hacer esto».
A decir verdad, lo hay, pero todavía no lo sabes.
Excel puede ser complicado de esa manera. Por un lado, es una herramienta excepcionalmente poderosa para generar informes y analizar datos de marketing. Por otro lado, sin el entrenamiento adecuado, es fácil sentir que está trabajando en tu contra. Para empezar, hay más de una docena de fórmulas críticas que Excel puede ejecutar automáticamente para que no tenga que revisar cientos de celdas con una calculadora en su escritorio.![Descarga 10 plantillas de Excel para especialistas en marketing [Free Kit]](https://www.digitalbiotope.net/wp-content/uploads/2022/01/9ff7a4fe-5293-496c-acca-566bc6e73f42.png "15 fórmulas de Excel, atajos de teclado y trucos que te ahorrarán mucho tiempo 2")
¿Qué son las fórmulas de Excel?
Las fórmulas de Excel lo ayudan a identificar las relaciones entre los valores en las celdas de su hoja de cálculo, realizar cálculos matemáticos usando esos valores y devolver el valor resultante en la celda de su elección. Las fórmulas que puede realizar automáticamente incluyen suma, resta, porcentaje, división, promedio e incluso fechas/horas.
Repasaremos todos estos, y muchos más, en esta publicación de blog.
Cómo insertar fórmulas en Excel
Quizás se pregunte qué significa la pestaña «Fórmulas» en la barra de herramientas de navegación superior en Excel. En versiones más recientes de Excel, este menú horizontal, que se muestra a continuación, le permite buscar e insertar fórmulas de Excel en celdas específicas de su hoja de cálculo.
Cuanto más use varias fórmulas en Excel, más fácil será recordarlas y ejecutarlas manualmente. No obstante, el conjunto de iconos de arriba es un práctico catálogo de fórmulas que puede explorar y consultar mientras perfecciona sus habilidades con las hojas de cálculo.
Las fórmulas de Excel también se denominan «funciones». Para insertar uno en su hoja de cálculo, resalte una celda en la que desea ejecutar una fórmula, luego haga clic en el icono del extremo izquierdo, «Insertar función», para buscar fórmulas populares y lo que hacen. Esa ventana de navegación se verá así:
¿Quieres una experiencia de navegación más ordenada? Use cualquiera de los íconos que hemos resaltado (dentro del rectángulo rojo largo en la primera captura de pantalla anterior) para encontrar fórmulas relacionadas con una variedad de temas comunes, como finanzas, lógica y más. Una vez que haya encontrado la fórmula que se adapte a sus necesidades, haga clic en «Insertar función», como se muestra en la ventana de arriba.
Ahora, profundicemos en algunas de las fórmulas de Excel más cruciales y cómo realizar cada una en situaciones típicas.
Para ayudarlo a usar Excel de manera más efectiva (y ahorrar mucho tiempo), hemos compilado una lista de fórmulas esenciales, atajos de teclado y otros pequeños trucos y funciones que debe conocer.
NOTA: Las siguientes fórmulas se aplican a excel 2017. Si está utilizando una versión un poco más antigua de Excel, la ubicación de cada característica que se menciona a continuación puede ser ligeramente diferente.
1. SUMA
Todas las fórmulas de Excel comienzan con el signo igual, =, seguido de una etiqueta de texto específica que indica la fórmula que desea que ejecute Excel.
La fórmula SUMA en Excel es una de las fórmulas más básicas que puede ingresar en una hoja de cálculo, lo que le permite encontrar la suma (o total) de dos o más valores. Para realizar la fórmula SUMA, ingrese los valores que desea sumar usando el formato, =SUMA(valor 1, valor 2, etc.).
Los valores que ingresa en la fórmula SUM pueden ser números reales o iguales al número en una celda específica de su hoja de cálculo.
- Para encontrar la SUMA de 30 y 80, por ejemplo, escriba la siguiente fórmula en una celda de su hoja de cálculo: =SUMA(30, 80). Presiona «Enter» y la celda producirá el total de ambos números: 110.
- Para encontrar la SUMA de los valores en las celdas B2 y B11, por ejemplo, escriba la siguiente fórmula en una celda de su hoja de cálculo: =SUMA(B2, B11). Presiona «Enter» y la celda producirá el total de los números que actualmente están en las celdas B2 y B11. Si no hay números en ninguna de las celdas, la fórmula devolverá 0.
Tenga en cuenta que también puede encontrar el valor total de un lista de números en Excel. Para encontrar la SUMA de los valores en las celdas B2 mediante B11, escriba la siguiente fórmula en una celda de su hoja de cálculo: =SUMA(B2:B11). Tenga en cuenta los dos puntos entre ambas celdas, en lugar de una coma. Vea cómo se vería esto en una hoja de cálculo de Excel para un especialista en marketing de contenido, a continuación:
2. SI
La fórmula IF en Excel se denota =SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso). Esto le permite ingresar un valor de texto en la celda «si» algo más en su hoja de cálculo es verdadero o falso. Por ejemplo, =SI(D2=»Gryffindor»,»10″,»0″) otorgaría 10 puntos a la celda D2 si esa celda contiene la palabra «Gryffindor».
Hay ocasiones en las que queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de cálculo. Pero también hay momentos en los que queremos encontrar las celdas que contienen esos valores e ingresar datos específicos al lado.
Volveremos al ejemplo de Sprung para este. Si queremos otorgar 10 puntos a todos los que pertenecen a la casa de Gryffindor, en lugar de escribir manualmente 10 al lado del nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES para decir: Si el estudiante está en Gryffindor, entonces él o ella debe obtener diez puntos.
- La formula: SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
- Prueba lógica: La prueba lógica es la parte «SI» de la declaración. En este caso, la lógica es D2=»Gryffindor». Asegúrese de que su valor Logical_Test esté entre comillas.
- Valor_si_verdadero: Si el valor es verdadero, es decir, si el estudiante vive en Gryffindor, este valor es el que queremos que se muestre. En este caso queremos que sea el número 10, para indicar que el alumno obtuvo los 10 puntos. Nota: solo use comillas si desea que el resultado sea texto en lugar de un número.
- Valor_si_falso: Si el valor es falso, y el estudiante no no vivir en Gryffindor: queremos que la celda muestre «0», por 0 puntos.
- Fórmula en el siguiente ejemplo: =SI(D2=»Gryffindor»,»10″,»0″)
3. Porcentaje
Para realizar la fórmula de porcentaje en Excel, ingrese las celdas para las que está buscando un porcentaje en el formato, =A1/B1. Para convertir el valor decimal resultante en un porcentaje, resalte la celda, haga clic en la pestaña Inicio y seleccione «Porcentaje» en el menú desplegable de números.
No existe una «fórmula» de Excel para los porcentajes per se, pero Excel facilita la conversión del valor de cualquier celda en un porcentaje para que no tenga que calcular y volver a ingresar los números usted mismo.
La configuración básica para convertir el valor de una celda en un porcentaje se encuentra en Excel. Pestaña Inicio. Seleccione esta pestaña, resalte las celdas que desea convertir a un porcentaje y haga clic en el menú desplegable junto a Formato condicional (este botón de menú podría decir «General» al principio). Luego, seleccione «Porcentaje» de la lista de opciones que aparece. Esto convertirá el valor de cada celda que hayas resaltado en un porcentaje. Vea esta función a continuación.
Tenga en cuenta si está utilizando otras fórmulas, como la fórmula de división (indicada =A1/B1), para devolver nuevos valores, sus valores pueden aparecer como decimales de forma predeterminada. Simplemente resalte sus celdas antes o después de realizar esta fórmula y configure el formato de estas celdas en «Porcentaje» desde la pestaña Inicio, como se muestra arriba.
4. Resta
Para realizar la fórmula de resta en Excel, ingrese las celdas que está restando en el formato, =SUMA(A1, -B1). Esto restará una celda usando la fórmula SUM agregando un signo negativo antes de la celda que estás restando. Por ejemplo, si A1 fuera 10 y B1 fuera 6, =SUMA(A1, -B1) realizaría 10 + -6, devolviendo un valor de 4.
Al igual que los porcentajes, la resta tampoco tiene su propia fórmula en Excel, pero eso no significa que no se pueda hacer. Puede restar cualquier valor (o los valores dentro de las celdas) de dos maneras diferentes.
- Usando la fórmula =SUMA. Para restar varios valores entre sí, ingrese las celdas que desea restar en el formato =SUMA(A1, -B1), con un signo negativo (indicado con un guión) antes de la celda cuyo valor está restando. Presiona enter para devolver la diferencia entre ambas celdas incluidas entre paréntesis. Vea cómo se ve esto en la captura de pantalla de arriba.
- Usando el formato, =A1-B1. Para restar varios valores entre sí, simplemente escriba un signo igual seguido de su primer valor o celda, un guión y el valor o celda que está restando. Presione Entrar para devolver la diferencia entre ambos valores.
5. Multiplicación
Para realizar la fórmula de multiplicación en Excel, ingrese las celdas que está multiplicando en el formato, =A1*B1. Esta fórmula usa un asterisco para multiplicar la celda A1 por la celda B1. Por ejemplo, si A1 fuera 10 y B1 fuera 6, =A1*B1 devolvería un valor de 60.
Puede pensar que multiplicar valores en Excel tiene su propia fórmula o usa el carácter «x» para indicar la multiplicación entre múltiples valores. En realidad, es tan fácil como un asterisco: *.
Para multiplicar dos o más valores en una hoja de cálculo de Excel, resalte una celda vacía. Luego, ingrese los valores o celdas que desea multiplicar en el formato, =A1*B1*C1 … etc. El asterisco efectivamente multiplicará cada valor incluido en la fórmula.
Presione Entrar para devolver el producto deseado. Vea cómo se ve esto en la captura de pantalla de arriba.
6. División
Para realizar la fórmula de división en Excel, ingrese las celdas que está dividiendo en el formato, =A1/B1. Esta fórmula utiliza una barra diagonal, «/», para dividir la celda A1 por la celda B1. Por ejemplo, si A1 fuera 5 y B1 fuera 10, =A1/B1 devolvería un valor decimal de 0,5.
La división en Excel es una de las funciones más simples que puede realizar. Para hacerlo, resalte una celda vacía, ingrese un signo igual, «=», y siga con los dos (o más) valores que desea dividir con una barra inclinada, «/», en el medio. El resultado debe tener el siguiente formato: =B2/A2como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Presiona Enter, y tu cociente deseado debería aparecer en la celda que resaltaste inicialmente.
7. FECHA
La fórmula FECHA de Excel se denota = FECHA (año, mes, día). Esta fórmula devolverá una fecha que corresponde a los valores ingresados entre paréntesis, incluso valores referidos desde otras celdas. Por ejemplo, si A1 era 2018, B1 era 7 y C1 era 11, = FECHA (A1, B1, C1) devolvería 7/11/2018.
Crear fechas en las celdas de una hoja de cálculo de Excel puede ser una tarea voluble de vez en cuando. Afortunadamente, existe una fórmula práctica para facilitar el formateo de las fechas. Hay dos formas de utilizar esta fórmula:
- Cree fechas a partir de una serie de valores de celda. Para hacer esto, resalte una celda vacía, ingrese «= FECHA» y entre paréntesis, ingrese las celdas cuyos valores crean la fecha deseada, comenzando con el año, luego el número del mes y luego el día. El formato final debería verse así: = FECHA (año, mes, día). Vea cómo se ve esto en la captura de pantalla a continuación.
- Establecer automáticamente la fecha de hoy. Para hacer esto, resalte una celda vacía e ingrese la siguiente cadena de texto: =FECHA(AÑO(HOY()), MES(HOY()), DÍA(HOY())). Presionar enter devolverá la fecha actual en la que está trabajando en su hoja de cálculo de Excel.
En cualquiera de los usos de la fórmula de fecha de Excel, la fecha de devolución debe tener la forma de «mm/dd/aa» — a menos que su programa de Excel tenga un formato diferente.
8. matriz
Una fórmula de matriz en Excel rodea una fórmula simple entre llaves usando el formato, {=(Valor inicial 1:Valor final 1)*(Valor inicial 2:Valor final 2)}. Al presionar ctrl+shift+center, esto calculará y devolverá el valor de múltiples rangos, en lugar de solo celdas individuales agregadas o multiplicadas entre sí.
Calcular la suma, el producto o el cociente de celdas individuales es fácil: solo use la fórmula =SUMA e ingrese las celdas, los valores o el rango de celdas en las que desea realizar esa aritmética. Pero, ¿qué pasa con los rangos múltiples? ¿Cómo encuentras el valor combinado de un grupo grande…