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Cómo usar la función BUSCARV en Microsoft Excel [+ Video Tutorial]

febrero 5, 2022
how to use vlookup

Coordinar una gran cantidad de datos en Microsoft Excel es un dolor de cabeza que requiere mucho tiempo. Ese dolor de cabeza puede empeorar aún más cuando necesita comparar datos en varias hojas de cálculo. Lo último que desea hacer es transferir celdas manualmente usando copiar y pegar. Afortunadamente, no tienes que hacerlo. La función BUSCARV puede ayudarlo a automatizar esta tarea y ahorrarle toneladas de tiempo.

Lo sé, la «función BUSCARV» suena como la cosa más geek y complicada de la historia. Pero cuando termine de leer este artículo, se preguntará cómo sobrevivió en Excel sin él.

La función BUSCARV de Microsoft Excel es más fácil de usar de lo que piensa. Además, es increíblemente poderoso y definitivamente es algo que querrás tener en tu arsenal de armas analíticas.Descarga 10 plantillas de Excel para especialistas en marketing [Free Kit]¿Qué hace BUSCARV exactamente? Aquí está la explicación simple: la función BUSCARV busca un valor específico en sus datos, y una vez que identifica ese valor, puede encontrar, y mostrar, otra información asociada con ese valor.

¿Cómo funciona BUSCARV?

BUSCARV significa «búsqueda vertical». En Excel, esto significa el acto de buscar datos verticalmente en una hoja de cálculo, usando las columnas de la hoja de cálculo (y un identificador único dentro de esas columnas) como base de su búsqueda. Cuando busca sus datos, debe aparecer en una lista vertical dondequiera que se encuentren esos datos.

La fórmula siempre busca a la derecha.

Al realizar una BUSCARV en Excel, esencialmente está buscando datos nuevos en una hoja de cálculo diferente que está asociada con datos antiguos en la actual. Cuando BUSCARV ejecuta esta búsqueda, siempre busca los nuevos datos en el derecho de sus datos actuales.

Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene una lista vertical de nombres y otra hoja de cálculo tiene una lista no organizada de esos nombres y sus direcciones de correo electrónico, puede usar BUSCARV para recuperar esas direcciones de correo electrónico en el orden en que las tiene en su primera hoja de cálculo. Esas direcciones de correo electrónico deben aparecer en la columna a la derecha de los nombres en la segunda hoja de cálculo o Excel no podrá encontrarlas. (Imagínate … )

La fórmula necesita un identificador único para recuperar datos.

¿El secreto de cómo funciona BUSCARV? Identificadores únicos.

Un identificador único es una pieza de información que comparten ambas fuentes de datos y, como su nombre lo indica, es único (es decir, el identificador solo está asociado con un registro en su base de datos). Los identificadores únicos incluyen códigos de productos, unidades de mantenimiento de existencias (SKU) y contactos de clientes.

Muy bien, suficiente explicación: ¡veamos otro ejemplo de BUSCARV en acción!

Ejemplo de BUSCARV

En el video a continuación, mostraremos un ejemplo en acción, utilizando la función BUSCARV para hacer coincidir las direcciones de correo electrónico (de una segunda fuente de datos) con sus datos correspondientes en una hoja separada.

Nota del autor: Hay muchas versiones diferentes de Excel, por lo que es posible que lo que ve en el video de arriba no siempre coincida exactamente con lo que verá en su versión. Es por eso que lo alentamos a que siga las instrucciones escritas a continuación.

Para su referencia, así es como se ve una función BUSCARV:

BUSCARV(valor_buscado, matriz_tabla, núm_índice_columna, búsqueda_rango)

En los pasos a continuación, asignaremos el valor correcto a cada uno de estos componentes, usando los nombres de los clientes como nuestro identificador único para encontrar el MRR de cada cliente.

1. Identifique una columna de celdas que le gustaría llenar con nuevos datos.

Usando BUSCARV: Agregar una nueva columna en Excel

Recuerde, está buscando recuperar datos de otra hoja y depositarlos en esta. Con eso en mente, etiquete una columna junto a las celdas sobre las que desea obtener más información con un título adecuado en la celda superior, como «MRR», para los ingresos recurrentes mensuales. Esta nueva columna es donde irán los datos que está obteniendo.

2. Seleccione ‘Función’ (Fx) > BUSCARV e inserte esta fórmula en su celda resaltada.

Uso de BUSCARV: Inserción de la función BUSCARV

A la izquierda de la barra de texto sobre la hoja de cálculo, verá un pequeño ícono de función que parece un script: Efectos. Haga clic en la primera celda vacía debajo del título de su columna y luego haga clic en este icono de función. Un cuadro titulado Creador de fórmulas o Función de inserción aparecerá a la derecha de su pantalla (dependiendo de la versión de Excel que tenga).

Busque y seleccione «BUSCARV» en la lista de opciones incluidas en Formula Builder. Luego, seleccione OK o Función de inserción para comenzar a construir su VLOOKUP. La celda que actualmente tiene resaltada en su hoja de cálculo ahora debería verse así: «=BUSCARV()«

También puede ingresar esta fórmula en una llamada manualmente ingresando el texto en negrita de arriba exactamente en la celda deseada.

Con el texto =BUSCARV ingresado en su primera celda, es hora de completar la fórmula con cuatro criterios diferentes. Estos criterios ayudarán a Excel a delimitar exactamente dónde se encuentran los datos que desea y qué buscar.

3. Introduzca el valor de búsqueda para el que desea recuperar nuevos datos.

Uso de BUSCARV: ingreso del valor de búsqueda

El primer criterio es su valor de búsqueda: este es el valor de su hoja de cálculo que tiene datos asociados, que desea que Excel encuentre y devuelva por usted. Para ingresarlo, haga clic en la celda que tiene un valor para el que está tratando de encontrar una coincidencia. En nuestro ejemplo, que se muestra arriba, está en la celda A2. Comenzará a migrar sus nuevos datos a D2, ya que esta celda representa el MRR del nombre del cliente que figura en A2.

Tenga en cuenta que su valor de búsqueda puede ser cualquier cosa: texto, números, enlaces a sitios web, lo que sea. Siempre que el valor que está buscando coincida con el valor en la hoja de cálculo de referencia, de lo que hablaremos en el siguiente paso, esta función devolverá los datos que desea.

4. Ingrese la matriz de tablas de la hoja de cálculo donde se encuentran los datos deseados.Uso de BUSCARV: designación de matriz de tabla

Junto al campo «matriz de tabla», ingrese el rango de celdas que desea buscar y la hoja donde se encuentran estas celdas, utilizando el formato que se muestra en la captura de pantalla anterior. La entrada anterior significa que los datos que estamos buscando están en una hoja de cálculo titulada «Páginas» y se pueden encontrar en cualquier lugar entre la columna B y la columna K.

La hoja donde se encuentran sus datos debe estar dentro de su archivo de Excel actual. Esto significa que sus datos pueden estar en una tabla de celdas diferente en algún lugar de su hoja de cálculo actual, o en una hoja de cálculo diferente vinculada en la parte inferior de su libro de trabajo, como se muestra a continuación.

Usando BUSCARV: otra hoja

Por ejemplo, si sus datos se encuentran en «Hoja2» entre las celdas C7 y L18, la entrada de la matriz de su tabla será «Hoja2!C7:L18».

5. Ingrese el número de columna de los datos que desea que devuelva Excel.

Debajo del campo de matriz de tabla, ingresará el «número de índice de columna» de la matriz de tabla que está buscando. Por ejemplo, si se está enfocando en las columnas B a K (anotadas como «B:K» cuando se ingresan en el campo «matriz de tabla»), pero los valores específicos que desea están en la columna K, ingresará «10» en el campo «número de índice de columna», ya que la columna K es la décima columna desde la izquierda.

Uso de BUSCARV: designación de Col_Index_Num

6. Ingrese su rango de búsqueda para encontrar una coincidencia exacta o aproximada de su valor de búsqueda.

Uso de BUSCARV: designación de búsqueda de rango como verdadero o falso

En situaciones como la nuestra, que se refiere a los ingresos mensuales, desea encontrar exacto coincidencias de la tabla que está buscando. Para hacer esto, ingrese «FALSO» en el campo «búsqueda de rango». Esto le dice a Excel que desea encontrar solo los ingresos exactos asociados con cada contacto de ventas.

Para responder a su pregunta candente: Sí, puede permitir que Excel busque un aproximado coincidencia en lugar de una coincidencia exacta. Para hacerlo, simplemente ingrese VERDADERO en lugar de FALSO en el cuarto campo que se muestra arriba.

Cuando BUSCARV está configurado para una coincidencia aproximada, busca los datos que más se asemejan a su valor de búsqueda, en lugar de datos que son idénticos a ese valor. Si está buscando datos asociados con una lista de enlaces de sitios web, por ejemplo, y algunos de sus enlaces tienen «https://» al principio, puede que le convenga encontrar una coincidencia aproximada en caso de que haya enlaces que no tiene esta etiqueta «https://». De esta forma, el resto del enlace puede coincidir sin que esta etiqueta de texto inicial haga que la fórmula BUSCARV devuelva un error si Excel no puede encontrarla.

7. Haga clic en ‘Listo’ (o ‘Entrar’) y complete su nueva columna.

Para ingresar oficialmente los valores que desea en su nueva columna del Paso 1, haga clic en «Listo» (o «Entrar», según su versión de Excel) después de completar el campo «búsqueda de rango». Esto llenará su primera celda. Puede aprovechar esta oportunidad para mirar en la otra hoja de cálculo para asegurarse de que este sea el valor correcto.

Uso de BUSCARV: Poblar valores

Si es así, complete el resto de la nueva columna con cada valor subsiguiente haciendo clic en la primera celda llena y luego en el pequeño cuadrado que aparece en la esquina inferior derecha de esta celda. ¡Hecho! Deberían aparecer todos sus valores.

Usando BUSCARV: valores poblados

¿BUSCARV no funciona?

Si ha seguido los pasos anteriores y su VLOOKUP aún no funciona, será un problema con su:

  • Sintaxis (es decir, cómo ha estructurado la fórmula)
  • Valores (es decir, si los datos que está buscando son buenos y están formateados correctamente)

Resolución de problemas de sintaxis de BUSCARV

Comience mirando la fórmula BUSCARV que ha escrito en la celda designada.

  • ¿Se refiere al valor de búsqueda correcto para su identificador clave?
  • ¿Especifica el rango de matriz de tabla correcto para los valores que necesita recuperar?
  • ¿Especifica la hoja correcta para el rango?
  • ¿Está bien escrita esa hoja?
  • ¿Está usando la sintaxis correcta para referirse a la hoja? (p. ej., ¡Páginas!B:K o ‘Hoja 1’!B:K)
  • ¿Se ha especificado el número de columna correcto? (por ejemplo, A es 1, B es 2, y así sucesivamente)
  • ¿Es Verdadero o Falso la ruta correcta para configurar su hoja?

Solución de problemas de valores de BUSCARV

Si la sintaxis no es el problema, es posible que tenga un problema con los valores que está tratando de recibir. Esto a menudo se manifiesta como una #Error N/A donde BUSCARV no puede encontrar un valor de referencia.

  • ¿Los valores están formateados verticalmente y de derecha a izquierda?
  • ¿Los valores coinciden con la forma en que se refiere a ellos?

Por ejemplo, si está buscando datos de URL, cada URL debe ser una fila con sus datos correspondientes a la izquierda en la misma fila. Si tiene las URL como encabezados de columna con los datos moviéndose verticalmente, BUSCARV no funcionará.

Siguiendo con este ejemplo, las URL deben coincidir en formato en ambas hojas. Si tiene una hoja que incluye «https://» en el valor mientras que la otra hoja omite «https://», BUSCARV no podrá hacer coincidir los valores.

BUSCARV como una poderosa herramienta de marketing

Los especialistas en marketing tienen que analizar datos de una variedad de fuentes para obtener una imagen completa de la generación de prospectos (y más). Microsoft Excel es la herramienta perfecta para hacer esto con precisión y escala, especialmente con la función BUSCARV.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en marzo de 2019 y se actualizó para que sea más completa.

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