Cómo escribir una solicitud de propuesta con plantilla y muestra

Ya sea que esté trabajando para una agencia pequeña o una importante empresa de marketing, es probable que eventualmente necesite completar una Solicitud de propuesta o RFP.

Su empresa no puede hacer todo internamente, y cuando su empresa necesita comprar un producto o servicio en otro lugar, es posible que deba darse una vuelta. Una RFP le permite recopilar ofertas de varios proveedores y seleccionar el proveedor que mejor se adapte a sus criterios, tanto en lo que respecta a la habilidad como al presupuesto.

Cada vez que subcontrata el trabajo a un proveedor, existe la posibilidad de que surjan problemas como la falta de comunicación sobre el alcance del trabajo y la compensación. Lo que hace una buena RFP es eliminar las áreas grises para que ambas partes entiendan qué se debe entregar, cuándo y por cuánto.

Plantilla RFP

Aquí, proporcionamos una plantilla de RFP que puede seguir para la estructura inicial, así como una muestra de RFP para obtener más inspiración. Pero no es una solución única para todos: deberá adaptar su RFP para articular mejor las necesidades de su empresa.

Descargue una plantilla RFP editable y gratuita.

Las RFP vienen en todas las formas, tamaños y formatos visuales según las necesidades de su empresa y el trabajo que debe realizarse. En la parte superior de una RFP estándar, encontrará lo siguiente:

Nombre o descripción del proyecto

nombre de empresa

Habla a

Ciudad

: Estado

: Código postal

Persona de contacto de adquisiciones

Número de teléfono del PCP

Dirección de correo electrónico del PCP

1. Número de fax
2. El cuerpo de la RFP contendrá detalles adicionales sobre el proyecto, que incluyen:
3. Antecedentes/Introducción
4. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios
5. Calendario de selección anticipado
6. Hora y Lugar de Presentación de Propuestas
7. Cronología
8. Elementos de la propuesta
9. Criterios de evaluación

Posibles obstáculos

Presupuesto

Siga leyendo para obtener más información sobre lo que se incluye en cada una de estas secciones para que pueda crear su propia RFP.

1. Antecedentes/Introducción

En su párrafo introductorio, querrá incluir información básica útil sobre su empresa: quién la fundó, qué producto o servicio ofrece su empresa, qué lo diferencia de la competencia y dónde se encuentra. Si algún proveedor se toma en serio trabajar con usted, querrá esta información antes de seguir adelante.

2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios

A continuación, querrá delinear el proyecto que necesita completar y los objetivos que espera lograr del proyecto. Es importante que sea lo más específico posible, incluso describiendo las tareas individuales y los criterios involucrados. Querrá incluir frases como «El premio se otorgará a X empresa», y la «X» establecerá cómo determinará el mejor candidato.

3. Cronograma de selección anticipado

Es fundamental que incluya un cronograma detallado para que los proveedores sepan si pueden cumplir con sus plazos. También deberá darles a los proveedores una ventana para que puedan hacer preguntas sobre su proyecto. Esto limitará las molestias, para ti y para ellos.

4. Hora y Lugar de Presentación de Propuestas

Similar al párrafo 3, esta es información importante que querrá presentar claramente, para que los proveedores sepan cómo y dónde enviarse para su consideración.

5. Cronología

Al incluir un marco de tiempo en su RFP, puede eliminar a cualquier proveedor que no pueda trabajar dentro de sus limitaciones de tiempo. Si eres flexible con tu tiempo, puedes escribir algo como “Nuestra empresa espera terminar el proyecto dentro de seis meses, pero estamos abiertos a negociar para encontrar al candidato adecuado”.

6. Elementos de la propuesta

Si no describe de manera clara y específica lo que espera que los postores incluyan en su propuesta, no necesariamente puede culparlos si no lo incluyen. Es fundamental que describa una lista de verificación para que los proveedores sepan qué elementos espera recibir. También es una buena prueba para saber quién es capaz de manejar sus demandas: si un proveedor no puede completar todos los elementos de su propuesta, probablemente tampoco pueda confiar en él para terminar su proyecto.

7. Criterios de evaluación

Describir sus expectativas ayudará a eliminar a los proveedores que no las cumplan. Para esta sección, querrá hacer una lluvia de ideas con su equipo para elaborar una lista obligatoria de elementos que considere que son los mejores indicadores de candidatos impresionantes. Su lista podría incluir muestras de trabajos anteriores, un historial de éxito comprobado con empresas de industrias similares, la experiencia y las habilidades técnicas para satisfacer sus demandas y un costo de los servicios dentro de su rango de precios.

8. Posibles obstáculos

Aquí, querrá delinear cualquier obstáculo, como recursos limitados o un sitio web personalizado, que podría impedir que ciertos proveedores completen con éxito el proyecto. Esto le permite eliminar a los licitadores insatisfactorios y también lo ayudará a determinar qué proveedores tienen las habilidades y la experiencia para enfrentar esos desafíos.

9. Presupuesto

Cualquier proveedor necesita saber cuánto puede pagarle por sus servicios antes de que avance con su oferta.

Los elementos anteriores pueden manifestarse en la página de varias maneras. Por ejemplo, aquí hay una muestra de RFP de TemplateLab.

rfp sample templatelab con tablas y encabezados rojos

Fuente de imagen

Ahora que comprende los elementos de una RFP, puede crear su propia plantilla y luego completarla para que pueda comenzar a aceptar ofertas. Usaremos una empresa ficticia, Caroline’s Websites, Inc., para ilustrar exactamente cómo se debe ejecutar cada sección, comenzando con el encabezado:

Nombre o descripción del proyecto: Servicios de marketing

Nombre de la empresa: Caroline’s Websites, Inc.

Dirección: 302 Inbound Ave.

Ciudad, Estado, Código Postal: Boston, MA 29814

Persona de contacto de adquisiciones: Caroline Forsey

Número de teléfono del PCP: 227-124-2481

Dirección de correo electrónico del PCP: cforsey@consulting.com

Número de fax: N/A

A continuación, entraremos en cada uno de los elementos de la RFP con información utilizando la misma empresa ficticia.

1. Antecedentes/Introducción

Caroline’s Websites, Inc. es una empresa de diseño web creada por Caroline Forsey en 2010. Caroline’s Websites, Inc. se enorgullece de su enfoque de diseño web orientado al equipo y basado en soluciones. Brindamos a nuestros clientes servicios de diseño web que incluyen codificación, desarrollo y desarrollo de marca. Nuestro personal está ubicado en dos oficinas en Massachusetts.

2. Objetivos del proyecto y alcance de los servicios

Caroline’s Websites, Inc. está buscando los servicios de una empresa de marketing y comunicaciones de servicio completo para desarrollar y ejecutar un plan de marketing integral integral que aumente nuestra presencia de SEO; atrae a más seguidores en las redes sociales; y completa efectivamente una campaña de generación de prospectos. El premio se otorgará a una empresa receptiva y responsable basada en el mejor valor y capacidad profesional.

La empresa seleccionada será responsable del desarrollo y la implementación de un plan de marketing integral y rentable.

Las tareas incluyen, entre otros, los siguientes criterios:

• Campaña de generación de leads

• Estrategia de medios pagados

• Producción de material creativo, incluidos material publicitario y correo directo

• Campaña de marketing en línea

• Mejora del sitio web

• Optimización de motores de búsqueda

• Gestión general de cuentas

• Otras comunicaciones y/o asistencia relacionada con el marketing según sea necesario

3. Cronograma de selección anticipado

El cronograma de la Solicitud de Propuesta es el siguiente:

[Company Name] Solicitud de RFP: 1 de junio de 2020

Fecha límite para que los postores envíen preguntas: 5 de julio de 2020

Responde a las preguntas de los postores: 20 de julio de 2020

Selección de los mejores postores / Notificación a los postores no ganadores: 31 de julio de 2020

Inicio de Negociación: 5 de agosto de 2020

Adjudicación de Contrato / Notificación a Postores Perdedores: 31 de agosto de 2020

4. Hora y Lugar de Presentación de Propuestas

La RFP se publicará en nuestro sitio web, Carolinewebsites.com, y se puede descargar desde allí directamente a partir de las 10 a. m. del 1 de junio de 2020.

Quienes respondan a esta RFP deben presentar un original y cinco copias de su propuesta. Las respuestas deben recibirse a más tardar el 25 de julio de 2020. Las respuestas deben estar claramente marcadas como «RFP-Marketing Services» y enviarse por correo o entregarse a la persona de contacto mencionada anteriormente.

5. Cronología

Caroline’s Websites, Inc. necesita completar el proyecto en un plazo de 8 meses.

6. Elementos de la propuesta

Una presentación debe, como mínimo, incluir los siguientes elementos:

• Descripción de la empresa que incluya una descripción general, nombres y credenciales del equipo creativo, número de empleados a tiempo completo.

• Una descripción de una página que describa las fortalezas de la empresa y las habilidades o capacidades distintivas que podrían relacionarse con Caroline’s Websites, Inc.

• Una selección representativa de anuncios en redes sociales, material de respuesta directa, garantías y desarrollo de sitios web creados para clientes actuales y pasados.

7. Criterios de evaluación

El encuestado exitoso:

• Haber estado operando continuamente como una agencia de marketing durante un mínimo de 24 meses y poseer capacidades internas de servicio completo para marketing, servicios creativos, producción, planificación y colocación de medios, respuesta directa e investigación.

• La educación, la experiencia, el conocimiento, las habilidades y las calificaciones de la empresa y de las personas que estarán disponibles para prestar estos servicios.

• El costo competitivo de los servicios.

• La experiencia de la empresa en trabajar con clientes similares.

8. Posibles obstáculos

En este momento, Caroline’s Websites, Inc. actualmente tiene una codificación personalizada en nuestro sitio web, que los postores deben conocer.

9. Presupuesto El presupuesto de Caroline’s Websites, Inc. para el proyecto es de $8,750.00. Estos elementos se redactaron de manera que se aclarara el alcance del proyecto que Caroline’s Websites, Inc. quiere que se complete para que los proveedores sepan si presentar o no una oferta. Definir el proyecto le permite al postor determinar si es una buena opción y cuánto cobraría probablemente. Ser lo más transparente posible sirve para beneficiar (e incluso proteger)

ambos

fiestas a largo plazo.