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Cómo escribir cartas de agradecimiento a tus clientes para demostrarles que te importa (+ ejemplos)

febrero 7, 2022
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Cuando recibí regalos cuando era niño, mi mamá me enseñó a escribir y enviar cartas de agradecimiento al día siguiente. Esto se quedó conmigo a lo largo de mi carrera debido a su razonamiento para este simple gesto:

«Incluso si les agradeces en el momento», explicó, «una nota adicional expresando gratitud muestra a las personas cuánto te preocupas y aprecias su tiempo y generosidad».

Se debe adoptar un sentimiento similar para agradecer a sus clientes. Probablemente estés pensando «¡No puedo enviar a cada cliente una tarjeta de agradecimiento después de cada compra!» Pero no tiene que hacerlo, hay varias oportunidades para incorporar notas de agradecimiento en su estrategia de éxito del cliente. En esta publicación de blog, le enseñaremos cómo mostrar aprecio al enviarle a un cliente una carta de agradecimiento que seguramente lo deleitará (y enorgullecerá a mi mamá).

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1. Seleccione un formato que funcione para su negocio.

Al agradecer a sus clientes, desea sonar tanto profesional como genuino. Si bien una tarjeta de agradecimiento escrita a mano puede parecer la más considerada, puede ser logísticamente imposible de llevar a cabo para cada cliente con el que hace negocios.

Al elegir el formato correcto para su carta de agradecimiento, considere exactamente por qué les está agradeciendo. Por ejemplo, un correo electrónico sería apropiado para productos de rutina comprados en línea, mientras que los clientes nuevos o primerizos apreciarían mensajes más personalizados. Por ejemplo, Correoso tiene un equipo de artistas que pintan las mascotas de los nuevos clientes y les dan tarjetas de agradecimiento escritas a mano específicas para las familias de sus amigos peludos.

En los casos en que no sea posible enviar una nota escrita a mano para cada cliente al que desee agradecer, utilice un modelo de carta de agradecimiento al cliente para mostrarles lo agradecido que está por su negocio, sus comentarios o su lealtad.

2. Usa un saludo apropiado.

Comience su carta con el pie derecho con un saludo correcto y apropiado. Todo esto depende de la voz y el tono de su marca.

Si conoce al destinatario, comience su carta con «Hola…» o «Estimado…»

Si nunca has conocido al destinatario, comience su carta con «Querido …»

Luego, verifique dos y tres veces la ortografía correcta del nombre del destinatario.

Si la carta de agradecimiento es formal, dirigirse al destinatario como «Sr.» o «Sra.», seguido de su apellido.

Si la carta de agradecimiento es informal, refiérase al destinatario por su nombre de pila.

En general, mantener la interacción formal hará que el cliente se sienta muy respetado, pero tenga en cuenta la voz particular de la marca de su empresa mientras escribe.

3. Expresar agradecimiento y aprecio.

Luego, agradezca al destinatario por lo que le haya dado, ya sea un regalo, una donación, una entrevista o simplemente por ser su cliente, y exprese su verdadera gratitud. Diga gracias y diga cuánto aprecia lo que le dieron y cómo ayudará a su negocio.

Por ejemplo, si un cliente volvió a comprar su producto de suscripción, podría escribir lo siguiente:

«Muchas gracias por volver a suscribirse y comprar [Product] de nuevo. El apoyo de clientes de larga data como usted ayuda a que nuestro negocio crezca y evolucione gracias a sus útiles comentarios».

O toma una nota de Abercrombie & Fitch y vea cuánto más impactante un mensaje de agradecimiento:.

Ejemplo de carta de agradecimiento del cliente: Abercrombie & Fitch

4. Incluya detalles específicos.

Comparta detalles específicos sobre su interacción con usted para que el destinatario sienta que todo lo que le ha dado fue útil y valioso.

Por ejemplo, si un cliente envió una encuesta de comentarios, podría incluir detalles como los siguientes:

«Gracias por completar la encuesta sobre su experiencia usando [Product]! Sus comentarios nos ayudan a mejorar nuestras ofertas para usted y otros clientes. Hace un buen comentario acerca de que es demasiado difícil encontrar información sobre cancelaciones en nuestro sitio web, y he pasado esos comentarios a nuestro equipo de diseño web para sugerir que esté disponible más fácilmente».

Ya sea el impacto que su compra tiene en su negocio en crecimiento o los comentarios que pueden ayudarlo a mejorar, cuanto más les haga saber que hicieron una contribución positiva, más les hará sentir que contribuyeron con algo más que su dinero y su tiempo.

5. Mirar hacia el futuro.

Termina tu carta de agradecimiento mirando hacia el futuro con el destinatario. Si trabajar juntos fue de beneficio mutuo, exprésales que te gustaría volver a trabajar juntos. Puede fidelizar a los clientes siguiendo este paso adicional, ya que otras empresas pueden finalizar sus relaciones con los clientes cuando se haya prestado el servicio.

6. Di «gracias» de nuevo.

Cierra tu carta con una línea final, con algo simple como:

«Gracias de nuevo por su [Gift/Support/Purchase/Feedback].»

7. Utiliza un cierre adecuado.

Hay muchos saludos de cierre diferentes con los que puede terminar su carta de agradecimiento.

Para relaciones comerciales, cierre su correo electrónico con «Saludos cordiales …» o «Saludos cordiales …» (Lea nuestra explicación completa sobre cuándo usar qué cierre en esta publicación de blog).

Otros cierres apropiados para el negocio pueden incluir:

  • «Respetuosamente…»
  • «Salud …»
  • «Que tengas un maravilloso día/fin de semana…»
  • «Atentamente …»
  • «Todo lo mejor …»

8. Firme su carta de agradecimiento.

Una vez que haya terminado con una aprobación amistosa, asegúrese de firmar su trabajo. Si se está comunicando con un nuevo cliente, agregue formalidad a su firma al incluir su apellido. Si está escribiendo su carta a mano, firme el documento en cursiva para una estética más profesional. Estos detalles marcan una gran diferencia a la hora de determinar el tono de tu carta.

Ya sea que esté escribiendo una carta de agradecimiento para un cliente nuevo o uno de los más leales, estos consejos ayudarán a que su mensaje llegue.

9. Ofrezca a los clientes una forma de responder.

Es importante recordar que las cartas de agradecimiento extienden efectivamente la conversación con sus clientes. Por lo tanto, debe incluir una opción para que los clientes le respondan si tienen preguntas adicionales sobre su pedido, si desean enviar comentarios o si están interesados ​​en realizar otra compra.

Si está utilizando un software de marketing para enviar correos electrónicos a sus contactos, asegúrese de verificar si los clientes pueden responder directamente a la dirección de correo electrónico de retorno. Algunas herramientas de bandeja de entrada compartida usarán una dirección de correo electrónico de marcador de posición, lo que le permite enviar correos electrónicos 1:1 a una gran audiencia, pero no permite que sus destinatarios respondan mensajes. Si no puede editar su correo electrónico de respuesta, debería considerar agregar una dirección de correo electrónico al mensaje en sí para que los clientes tengan una forma directa de comunicarse con usted.

Ahora, echemos un vistazo a los diferentes elementos que debe incluir toda carta de agradecimiento.

Las cartas de agradecimiento deben personalizarse cada vez que las use. Sin embargo, algunos componentes centrales deben incluirse independientemente de a quién y por qué les estés agradeciendo. A continuación se encuentran los elementos necesarios para una excelente carta de agradecimiento.

1. Utilice plantillas de cartas de agradecimiento.modelos de cartas de agradecimiento

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Agradecer a un cliente debe ser sincero, pero acorde con la marca. Es por eso que hemos compilado esta colección de Plantillas de cartas de agradecimiento para que su equipo cree una acumulación de cartas para agradecer a sus clientes directamente. Personalice cada plantilla para que se ajuste a sus necesidades y envíelas para deleite del cliente.

2. Determinar el mejor medio de comunicación.

Antes de comenzar a escribir su carta de agradecimiento, debe considerar el mejor medio para usar en la ocasión. Generalmente, las cartas escritas a mano se consideran más sinceras que los correos electrónicos o los mensajes de texto. Esto se debe a que estas notas toman tiempo para escribirse, y esto demuestra sinceridad y aprecio de su parte.

Si esa no es una opción, la gratitud se puede compartir a través de un correo electrónico, mensaje de texto o correo de voz.

3. Usa un saludo apropiado.

Su carta debe comenzar con un saludo apropiado. Si tiene una relación anterior con el destinatario, su saludo debe ser cálido y cortés. Usa su primer nombre para crear un tono acogedor y amigable que refuerce el vínculo que has desarrollado con ellos.

Si está menos familiarizado con esta persona, su saludo debe establecer un tono profesional para la conversación. Diríjase al destinatario por su título apropiado y use una apertura que se ajuste a su relación con él.

Por ejemplo, si se trata de una parte interesada importante, su saludo podría ser: «Estimado señor Fontanella». O, si es un nuevo cliente con el que podría comenzar, «Hola, Sr. Fontanella». Elegir el saludo correcto garantiza que su mensaje de agradecimiento se reciba en el contexto deseado.

4. Expresar gratitud.

La siguiente sección debe incluir una declaración que describa por qué estás agradecido. Use detalles específicos para describir lo que hizo el destinatario para garantizar esta nota. Incluir detalles hace que su mensaje sea más sincero porque personaliza el contenido para el lector.

En esta sección, intente incluir la palabra «usted» tanto como sea posible. Esto hará que su mensaje se centre en el cliente porque se está enfocando en lo que el destinatario hizo por usted y su negocio.

5. Dígales cómo tuvieron un impacto.

Después de dar las gracias por lo que han dado o hecho por ti, explica brevemente por qué lo valoras con más detalle. Explique cómo su acción es importante para usted para que sepan que han tenido un impacto positivo en usted.

Por ejemplo, si la persona te dio un regalo físico, di cómo piensas usarlo y sé específico. Más contexto hará que se sientan aún mejor acerca de dártelo.

Si te brindaron un acto o servicio, di cuánto más fácil fue completar tu trabajo con su ayuda.

6. Reconocer el futuro.

Después de la expresión de gratitud, la siguiente sección debe reconocer su futura relación con el destinatario. Esta parte le hará saber al cliente que tiene la intención de continuar trabajando con él a lo largo del tiempo. Esto es importante para la construcción de relaciones a largo plazo porque establece la expectativa para futuras interacciones.

7. Añade un cierre adecuado.

Para relaciones amistosas o familiares, use el cierre amistoso e informal con el que se sienta cómodo, como:

  • «Hablar pronto …»
  • «Nos vemos pronto …»
  • «Con cariño…»

Finalmente, su carta de agradecimiento debe concluir con una declaración de cierre adecuada. Agradécele nuevamente al destinatario y ofrécele opciones para comunicarse contigo si es necesario. Luego, concluya el mensaje con su firma preferida, seguida de su firma.

A continuación, analicemos algunos enfoques digitales que utilizan un lenguaje centrado en el cliente que puede usar en los correos electrónicos de agradecimiento de los clientes.