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Cómo enviar el correo electrónico de recordatorio amistoso perfecto (sin ser molesto)

febrero 9, 2022
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Saber cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso es una de las mejores herramientas para ser eficiente con su tiempo. Es perfecto para informar a las personas sobre próximas reuniones, pagos atrasados, solicitudes de empleo, eventos importantes y más.

Pero para parecer amable y servicial, en lugar de impaciente e insistente, tienes que encontrar el tono y el momento adecuados.

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Si acierta en ambas cosas, un recordatorio por correo electrónico puede ser un alivio para los destinatarios cuando la semana esté repleta. A nadie le gusta perder los plazos o reprogramar reuniones. Pero dado que el 31% de las personas dice que el mejor día de trabajo sería un día sin respondiendo a correos electrónicoslos mensajes están destinados a perderse u olvidarse.

En cada recordatorio, el destinatario debe saber exactamente para qué es el correo electrónico, qué debe hacer y cuándo. Un recordatorio bien escrito reducirá la cantidad de citas perdidas y los plazos. También te hará lucir proactivo y profesional, sin ser agresivo. Así es como se hace.

Escribir un correo electrónico de recordatorio amistoso

Los correos electrónicos de recordatorio amistosos son los mejores para enviar cuando se acerca algo importante o cuando se ha incumplido una fecha límite. Los correos electrónicos de recordatorio son ideales para:

  • Tomar nota de las próximas reuniones o eventos.
  • Seguimiento de facturas o pagos.
  • Recordar a las personas acerca de los plazos incumplidos.
  • Volver a ponerse en contacto sobre un proyecto.
  • Mantenerse en la mente al postularse y entrevistarse para un trabajo.

Independientemente del propósito, lo principal que debe tener en cuenta es el tono y el momento de su correo electrónico.

El tono de cada correo electrónico de recordatorio amistoso debe ser cortés y profesional, pero urgente y directo. Darle un empujoncito a alguien sobre una fecha límite incumplida requiere un tono diferente al de recordarle a un colega cuándo reunirse para tomar un café. Si la situación requiere una acción inmediata, como una fecha límite incumplida, puede usar un lenguaje que sea directo, pero amable y comprensivo.

Agregar «Acción requerida», «Solicitud» o «Recordatorio» a su línea de asunto llama la atención de inmediato y puede hacer que el destinatario entre en acción. Si bien el lenguaje activo se considera una buena forma, escribir en mayúsculas toda la línea de asunto generalmente no lo es. Todas las mayúsculas pueden parecer agresivas y fuera de lugar, especialmente si el resto de su mensaje es amigable y conversacional.

Para recordatorios más informales, elija palabras activas pero menos urgentes. Las líneas de asunto que incluyen frases como «Seguimiento», «Revisando» o «Próximos pasos» son efectivas en estas situaciones.

El tono es solo un elemento de un recordatorio amistoso por correo electrónico. También necesita obtener el momento justo. No existe un único mejor momento para cada situación, pero estos son los marcos de tiempo más comunes para cada correo electrónico de recordatorio.

  • Próxima reunion: Con uno o dos días de anticipación. Dé a las personas involucradas en la reunión algunos días de anticipación, ya que pueden tener elementos para preparar de antemano.
  • Próximo evento: De tres a 14 días antes del evento. Es posible que desee enviar varios recordatorios previos al evento para generar entusiasmo y asegurarse de que todos tengan claro el momento y la programación.
  • Próxima fecha límite: Varía según el proyecto. Brinde a las personas más tiempo para un proyecto complejo y un marco de tiempo más corto para una tarea simple.
  • Pago vencido o fecha límite: Un día después de la fecha de vencimiento. Desea recordar a las personas cuándo es lo más importante y demostrar que está esperando que actúen.
  • Aplicacion de trabajo: La musa recomienda esperar de cinco a 10 días hábiles antes de hacer un seguimiento. Si alguien lo recomendó para el puesto, consulte con ellos para obtener información antes de comunicarse con el equipo de recursos humanos o el gerente de contratación. Esto puede parecer mucho tiempo, pero Por supuesto encontró que el 44% tiene noticias de los empleadores dentro de un par de semanas después de presentar la solicitud y solo el 37% recibe noticias dentro de una semana.
  • Entrevista de trabajo: Si se programa una entrevista con unas semanas de anticipación, es mejor registrarse el día anterior para asegurarse de que el tiempo aún funcione para todos los involucrados. Si se suponía que alguien se comunicaría con usted después de una entrevista de trabajo, los gerentes de contratación sugieren esperar hasta después de la línea de tiempo acordada para enviar un correo electrónico de recordatorio. ¿Todavía no hay palabra? Espera de cinco a siete días antes de presionar «enviar».

Ahora que conoce el momento perfecto para enviar cada correo electrónico de recordatorio, es hora de averiguar qué incluir para que suene amigable y obtenga una respuesta rápida.

Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio amistoso

Todos los correos electrónicos de recordatorio amistosos deben ser claros, amables y directos. Desea ser lo suficientemente cortés para alentar a las personas a tomar medidas, pero no tan pasivo como para que las personas ignoren su mensaje. Los mejores recordatorios por correo electrónico tienen cinco elementos básicos.

1. Línea de asunto

Las líneas de asunto breves lo ayudarán a enviar correos electrónicos de recordatorio. El destinatario debe saber por qué estás enviando un recordatorio y sentirse obligado a actuar. Los vendedores saben esto mejor que nadie, entonces, ¿por qué no tomar un consejo o dos de estas líneas de asunto pegadizas de correo electrónico de ventas? La idea principal es mantener breve la línea de asunto y agregar urgencia para que el destinatario sepa que es urgente.

2. Saludo

Un saludo establece el tono para el cuerpo de su correo electrónico, así que no lo pase por alto.

  • Dado que el objetivo de este correo electrónico es ser amistoso, use un saludo más informal como «Hola, Danielle» o «Hola, Jonathan».
  • Si su empresa tiende a utilizar un lenguaje más formal, comience con «Hola, Kate».
  • Comenzar con «Estimado» es generalmente demasiado formal para un recordatorio amistoso por correo electrónico, pero manténgalo si ese es el saludo predeterminado de su empresa.

3. Contexto

El cuerpo de su correo electrónico es donde le informa al destinatario por qué le está enviando un correo electrónico. Aquí es donde proporciona contexto sobre el proyecto, la fecha límite, el pago, la reunión o cualquier situación que necesite un empujón. Incluya nombres y fechas específicos si ayuda a aclarar su mensaje, y mencione un dato reciente sobre la persona o empresa. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede verse esta sección:

  • Con el final del mes (y del trimestre) acercándose rápidamente, nos gustaría recibir todas las facturas lo antes posible.
  • Todavía estoy trabajando en el artículo, Los mejores consejos de emprendimiento para nuevos fundadores, y me encantaría incluir tus pensamientos en el artículo. Con la reciente ronda de financiación y el crecimiento de la compañía ABC, ha navegado muy bien el año pasado.
  • Me registro para recordarles acerca de la próxima reunión de planificación de contenido del cuarto trimestre programada para este miércoles 1 de agosto a las 2 p. m. EST. Espero comenzar con su informe analítico.
  • Mientras se prepara para la presentación, recuerde enviar las diapositivas que le gustaría incluir antes del final del día el lunes 30 de julio. ¿Todavía funciona para usted?

4. Solicitud

Una vez que haya preparado el escenario proporcionando contexto, es hora de deslizar su recordatorio o solicitud. No se extienda demasiado aquí o puede perder la atención del destinatario. Si desea una respuesta inmediata, es útil envolver su solicitud con una pregunta para alentar a las personas a tomar medidas de inmediato.

  • Envíe su factura por todo el trabajo de nuestro contrato más reciente a youremail@email.com y CC me. Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo al (222) 222-2222.
  • Si desea enviar una cotización para el artículo, comparta su respuesta a la siguiente pregunta y explique su razonamiento detrás de ella. ¿Qué consejo le daría a los nuevos empresarios para ayudarlos a llevar adelante su negocio con éxito este año?

5. Cierre de sesión

Ha hecho su punto principal y su solicitud, por lo que es hora de cerrar la sesión con un cierre amistoso.

  • Gracias por tomarse el tiempo para trabajar en esto.
  • Gracias por priorizar este proyecto.
  • Agradezco su esfuerzo mientras terminamos esta propuesta.
  • Espero escuchar de usted.

Recuerde incluir una firma de cierre que siga el mismo tono que el resto de su correo electrónico.

  • Todo lo mejor
  • Atentamente
  • Gracias de nuevo
  • Saludos
  • Gracias

Termina el correo electrónico con tu nombre de pila para un tono amigable o tu nombre completo para un tono más formal. Si necesita proporcionar contexto adicional, incluya el cargo, el nombre de la empresa o la información de contacto después de su nombre.

Plantilla de correo electrónico de recordatorio amistoso

Redactar tus primeros recordatorios puede ser desalentador. Afortunadamente, esta plantilla de correo electrónico de recordatorio simplifica el llenado de los espacios en blanco y envía un mensaje bien redactado. También puede personalizar fácilmente esta plantilla para satisfacer sus necesidades.

Para usar la plantilla, simplemente copie y pegue el texto y complete los espacios en blanco con su copia. Recuerde leer la versión final antes de enviarla para asegurarse de que la gramática y el flujo sean correctos.

Hola [Recipient Name],

Gracias por [Reference a Specific Nicety].

El [Relevant Team] se está preparando para el [Meeting Name] esta venida [Day], [Date] en [Time]. Estamos emocionados de escuchar sus ideas para [Recipient Connection to Meeting]. Para que todo funcione sin problemas, les pido a todos que [Your Request] por [Date] en [Time].

yo aprecio [Relevant Sentiment].

Todo lo mejor,

[Your Name]

Ejemplo de correo electrónico de recordatorio amistoso

Así es como se ve la plantilla anterior cuando se completa. Recuerde incluir solicitudes específicas, cronogramas o fechas para asegurarse de que no haya confusión sobre lo que necesita que haga la persona y cuándo.

Hola Jack,

Espero que tu semana esté yendo bien.

El equipo editorial se está preparando para la reunión de planificación de contenido del cuarto trimestre el próximo jueves 26 de agosto a las 11 a. m. ET. Nos complace escuchar sus ideas para combinar nuestros esfuerzos editoriales y de marketing para la campaña navideña anual.

Para que todo funcione sin problemas, les pido a todos los involucrados que envíen sus diapositivas de presentación antes del lunes 23 de agosto a las 5 p. m. ET. Si tiene alguna pregunta, por favor envíela a mi manera.

Agradezco su tiempo aquí y espero escuchar sus ideas.

Todo lo mejor,

Katrina

Una vez que envíe su correo electrónico, todo lo que queda es esperar una respuesta. La parte complicada es saber si enviar un correo adicional correo electrónico de seguimiento.

Si bien es frustrante tener que enviar un segundo o tercer correo electrónico de recordatorio, recuerde que las personas tienen muchas cosas que hacer. Espera unos días antes de enviar otro mensaje. Si es urgente, puede hacer un seguimiento antes; solo asegúrese de mantener un tono amistoso y paciente. Las personas estarán más receptivas a su solicitud y apreciarán la nota, que es exactamente de lo que se tratan los correos electrónicos de recordatorio.

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