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Una guía paso a paso para equipos de ventas

febrero 13, 2022
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Cuando me quedo sin uno de mis productos favoritos para el hogar, visito el sitio web de Amazon. Allí, busco el artículo que necesito, lo agrego a mi carrito y me dirijo a «Pagar».

Luego, se me solicita que comience a procesar mi pedido completando mis detalles de envío, facturación y pago. Una vez completado, el pedido continúa procesándose o avanzando a través del ciclo de pedido a efectivo (O2C) — también conocido como el proceso de pedido a efectivo — mientras realizo mis actividades diarias.

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¿Qué es O2C?

¿Por qué es importante el proceso de orden de pago?

El ciclo del pedido al efectivo es una parte fundamental del funcionamiento de su negocio: afecta sus ingresos, las interacciones con sus clientes, las tasas de retención de clientes y el crecimiento general. Aquí hay algunos ejemplos específicos que explican la importancia de la orden para el ciclo de caja.

Al optimizar el ciclo del pedido al efectivo, puede:

  • Agilice el proceso de compra para sus clientes
  • Reduzca el tiempo desde el pedido hasta el cumplimiento para sus clientes
  • Minimice la necesidad de intervención del representante de atención al cliente
  • Cumplir con los pedidos con precisión la primera vez que se realizan
  • Cumplir con los pedidos de manera oportuna para los clientes
  • Asegure una conversión rápida de cuentas por cobrar y cobros para los clientes
  • Evite el reingreso de información de pedidos y formularios
  • Demuestre a los clientes que su negocio es profesional y que valora su tiempo
  • Evite los pedidos pendientes y asegúrese de tener suficiente producto
  • Mejore sus informes de datos y la precisión de los registros a lo largo del tiempo

Ahora que comprende mejor las razones por las que debe priorizar su ciclo OTC, veamos los siete pasos dentro de este proceso y lo que implica cada uno.

Proceso de pedido a efectivo

Antes de profundizar en cuáles son los siete pasos en el ciclo del pedido al efectivo, eche un vistazo a esta imagen para tener una mejor idea de cómo es el proceso.

diagrama de flujo del proceso de pedido a efectivo

Pasos del proceso del pedido al cobro

1. Recibir pedido

En el momento en que se realiza un pedido, está en línea sistema de gestión de pedidos (OMS), como Shopify o WooCommerce — te avisará.

Según su OMS, se notificará a personas, equipos y sistemas específicos sobre un pedido tan pronto como lo envíe un cliente. Luego, puede comenzar el resto del proceso de pedido a efectivo.

Nota: Su OMS puede conectarse con su CRM (similar a cómo Shopify y WooCommerce se integran con el CRM de HubSpot). Esto le permite administrar todos los aspectos de su negocio relacionados con el cliente desde una ubicación central.

2. Administrar el pago del cliente

Luego, administre el pago de su cliente según el método que eligió usar (por ejemplo, crédito, débito, PayPal).

Su sistema de comercio electrónico también lo ayudará a administrar esta parte del proceso: cuando el cliente realiza el pedido, el sistema enviará automáticamente el pago a través de un proceso de aprobación. El sistema aceptará o denegará el pago y luego pasará al cumplimiento, siempre y cuando se apruebe.

Nota: Por lo general, los nuevos clientes pasarán por el proceso de aprobación o denegación del pago, mientras que los clientes recurrentes pasarán directamente al cumplimiento porque sus datos ya están almacenados en el sistema.

Si por algún motivo se niega a un cliente nuevo o recurrente, es probable que un miembro de su equipo tenga que comunicarse con el cliente para corregir el problema.

Su sistema también puede enviar automáticamente un aviso al cliente para que pueda ingresar su información nuevamente (si el problema es tan simple como la necesidad de volver a ingresar detalles como un número de tarjeta de crédito).

3. Cumplir pedido

A continuación, llega el momento de cumplir con el pedido, es decir, ubicar y preparar el artículo para el cliente que lo compró. Esto debe hacerse con la ayuda de su sistema de gestión de inventario.

(La mayoría del software de gestión de pedidos tiene gestión de inventario incluida en el sistema, similar a la forma en que Shopify y WooCommerce hacer.) Esto le permite realizar un seguimiento de su inventario en tiempo real sin tener que contar o clasificar manualmente.

Los sistemas de gestión de inventario lo ayudan a cumplir con los pedidos de los clientes con precisión, así como a realizar un seguimiento de los registros y datos de su inventario.

Por ejemplo, este tipo de sistema lo ayudará a saber cuándo se está quedando sin artículos específicos para que pueda evitar que los productos se queden en espera.

4. Enviar pedido al cliente

Envíe el pedido a su cliente de manera oportuna para que lo reciba en la fecha prometida. Ya sea que lo haga de forma manual o automática, asegúrese de que su paquete esté preparado para el envío utilizando sus detalles de cumplimiento para garantizar que el artículo correcto se envíe a la dirección correcta.

Al hacerlo, el envío se realizará de manera profesional y eficiente. Su sistema de gestión de pedidos e inventario creará un registro del envío para futuras referencias e informes.

5. Crea la Factura

La facturación al cliente es una parte crucial de este ciclo para hacerlo bien. Una factura de cliente es un documento que indica los artículos comprados y el precio al que se vendieron esos artículos a un cliente.

La creación de una factura para cada compra y pedido es la forma de realizar un seguimiento de lo que se paga y se envía para evitar discrepancias monetarias.

El software de facturación lo ayudará con este paso: un sistema, como QuickBookspodría estar incluido en su software de gestión de pedidos dependiendo de cuál tenga (Shopifypor ejemplo, viene con su propio sistema de facturación).

De esta manera, sus facturas incluirán toda la información necesaria, como los artículos comprados, los detalles de pago, la fecha del pedido y la dirección de envío. Las facturas también son importantes para el equipo de cuentas por cobrar de su empresa. Estos empleados pueden revisar las facturas y marcar cualquier cosa que parezca problemática.

Un ejemplo sería un retraso en el pago: al identificar uno, un representante puede comunicarse con el cliente asociado y tomar las medidas necesarias para mitigar el problema.

6. Cobrar el pago

A continuación, es hora de garantizar un cobro sin problemas del pago de su cliente.

Suponiendo que todo vaya en consecuencia, este paso del ciclo debe ser automatizado por sus sistemas de gestión de pedidos y facturación, lo que significa que la forma de pago del cliente debe procesarse automáticamente como se indica en la factura.

Luego, su empresa puede confirmar la venta (y la recepción del dinero que provino de esa venta) a través de su sistema de gestión de pedidos.

Si hay un problema de cualquier tipo con el cobro del pago, como un pago retrasado o una falta total de pago debido a un error que ocurrió después de la facturación, su equipo de cuentas por cobrar debe comunicarse con el cliente.

Dependiendo de la situación, pueden explicar los procedimientos necesarios para corregir el problema de pago. Dependiendo de la gravedad de la situación, también pueden revisar las sanciones a las que el cliente podría estar sujeto en el futuro.

Herramienta de proceso de pedido a efectivo: Pagos de HubSpot

ciclo de pedido a efectivo

HubSpot Payments ayuda con el proceso de pedido a efectivo de varias maneras. Esto es especialmente cierto para las empresas que buscan administrar membresías de suscripción.

Le permite crear y compartir una cotización que incluye un enlace de pago recurrente; de ​​esta manera, su cliente potencial puede realizar transacciones de inmediato.

La herramienta también se integra con su CRM para que pueda usar datos conectados para ofrecer experiencias de compra que se adapten a clientes individuales.

Precio: Los pagos de HubSpot se encuentran actualmente en versión beta y solo están disponibles en las ediciones premium de EE. UU. de HubSpot, con funcionalidad avanzada en Sales Hub para cotizaciones.

Sugerencia profesional: use HubSpot Payments para enviar cotizaciones con enlaces de pago recurrentes a prospectos para que puedan realizar transacciones en ese momento exacto.

7. Informe y analice

Por último, querrá informar sobre todos los datos relacionados con su OTC. Sus sistemas automatizados de pedidos y facturación lo simplifican porque ya administran todos los datos sobre sus ventas, pedidos y clientes.

Al analizar los datos del proceso OTC, su empresa puede determinar qué tan bien se optimiza su ciclo, así como su impacto en los ingresos y los clientes.

Además, cuando revisa esta información con frecuencia, puede identificar ineficiencias en su proceso antes de que se conviertan en una bola de nieve. Podrá identificar y capitalizar las partes exitosas de su ciclo.

De esta manera, se asegurará de cumplir con precisión y enviar los pedidos a tiempo para sus clientes y maximizar sus ganancias.

Optimice su pedido al ciclo de efectivo

Sin un ciclo OTC simplificado, pone en peligro su capacidad para satisfacer las necesidades de sus clientes. Esto tiene el potencial de afectar negativamente el crecimiento y los ingresos de su negocio, y ¿quién quiere eso?

Por lo tanto, considere los diversos pasos en este proceso y trabaje para optimizarlos de una manera que funcione para su negocio, producto o servicio específico y base de clientes.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en diciembre de 2019 y se actualizó para que sea más completa.


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