23 reglas de etiqueta de correo electrónico para causar una impresión perfecta en cualquier persona

Es posible que haya escuchado: «No se preocupe por las cosas pequeñas». Eso podría ser cierto en algunos aspectos de la vida, pero por correo electrónico, preocuparse por las cosas pequeñas es exactamente lo que debería estar haciendo.

¿Por qué necesitamos la etiqueta del correo electrónico?

Estudios muestran cometer errores afecta seriamente la forma en que la gente te ve. En un estudio, los participantes que leyeron un correo electrónico con errores gramaticales pensaron que el escritor era menos concienzudo, inteligente y confiable que aquellos que leyeron el mismo correo electrónico sin errores.

en un experimento separadolas personas que solicitaron financiamiento tenían menos probabilidades de recibir financiamiento y recibieron términos menos favorables cuando sus solicitudes de préstamo tenían errores ortográficos.

Esto no debería ser demasiado sorprendente. Si lee un correo electrónico plagado de errores tipográficos, probablemente piense una de dos cosas:

• El remitente no sabe ortografía ni gramática básica.
• Al remitente no le importó lo suficiente este mensaje como para revisarlo antes de enviarlo.

Ninguno es un buen augurio para su relación. Por lo tanto, para evitar que los prospectos lleguen a estas conclusiones sobre usted, aquí hay algunos consejos de etiqueta de correo electrónico que todo profesional (especialmente los de cara al cliente) debe saber y seguir.

Las reglas de etiqueta del correo electrónico dictan lo que es apropiado y lo que no cuando envía un mensaje a un cliente potencial, socio comercial, compañero de trabajo, gerente o conocido. Le ayudan a evitar malentendidos y errores. ¿Quiere asegurarse de que la etiqueta de su correo electrónico cumpla con los estándares modernos? Echa un vistazo a las plantillas a continuación.

1. Mantén tu tono profesional

Todavía no conoce bien a su cliente potencial después de una llamada de descubrimiento, por lo que es mejor mantener una línea de asunto descriptiva y un saludo formal. En el ejemplo anterior, les recordó su conversación anterior y mantuvo las cosas personales y amigables.

Confirmó su reunión programada y llamó el adjunto de la agenda ordenada, para que no se pierda a continuación.

Finalmente, se ha despedido formalmente, lo cual es apropiado para esta etapa del proceso de ventas. Y has corregido.

2. Evite líneas de asunto vagas

La línea de asunto de este correo electrónico no le dice al prospecto nada sobre el contenido, entonces, ¿por qué lo abrirían? Además, el saludo es demasiado informal, no hay nada personalizado en el correo electrónico en sí y no se ha incluido ninguna confirmación de la reunión.

Enviar direcciones URL largas también es una etiqueta de correo electrónico que no se permite, la firma es demasiado informal y los errores tipográficos dejan en claro que la persona que lo escribe tiene una gramática muy pobre o no se tomó el tiempo para leerlo.

3. Utiliza la puntuación adecuada en los correos electrónicos

La puntuación es sutil cuando la usas correctamente y obvia cuando no lo haces. No haga que sus destinatarios se avergüencen: memorice estas reglas y sígalas religiosamente.

Puntuación terminal

Cada línea debe terminar con un signo de puntuación terminal, es decir, un punto, un signo de interrogación o un signo de exclamación. Si omite la puntuación terminal, parecerá que nunca completó su pensamiento.

Aquí hay un ejemplo:

Incorrecto:

Hablé con Finanzas y aprobaron el acuerdo.

Correcto:

Hablé con Finanzas y aprobaron el acuerdo.

Use signos de interrogación con moderación. Si usa demasiados signos de interrogación en un correo electrónico, sonará como si estuviera interrogando al destinatario.

«¿Cuál es tu estado? ¿Ya hablaste con tu equipo? ¿Estás libre para una llamada mañana al mediodía para que podamos discutir cualquier cambio potencial?»

punto y coma (;)

Un punto y coma también puede conectar dos oraciones únicas pero relacionadas. No puede actuar como una coma.

Incorrecto:

Ella puede llamarme mañana, puede darme una respuesta entonces.

Correcto:

Ella puede llamarme mañana; ella me puede dar una respuesta a continuación.

coma (,)

Uno de los errores más comunes es agregar comas donde no pertenecen. Si bien podría dedicar una publicación completa al uso adecuado de las comas (hablando en inglés), estas son las reglas más importantes:

Se usa antes de una conjunción coordinante (y, pero, para, o, ni, entonces, todavía) que conecta dos cláusulas independientes.

“Trabajé con un cliente similar el año pasado y sus tasas de apertura aumentaron un 20 % en un mes.

Se usa después de una cláusula dependiente al principio de una oración.

“Después de mejorar sus líneas de asunto, las tasas de apertura mejoraron drásticamente.

Se usa para separar elementos en una lista.

“Me concentré en la longitud, la legibilidad y el contenido del correo electrónico.

Saludo Puntuación

Hay algunas formas diferentes de puntuar su saludo (la primera línea de su correo electrónico donde se dirige al destinatario por su nombre).

Si es un correo electrónico formal, use dos puntos.

Estimada Sra. Frost:

Si es un correo electrónico relativamente casual, use una coma.

Estimado Aja,

Y si estás en términos cercanos con alguien, puedes usar un guión.

Hola Aja—

Signo de exclamación

Utilice los signos de exclamación con la misma moderación con la que utiliza los signos de interrogación. Si te excedes con los signos de exclamación, parecerás hiperactivo y sobreexcitado.

«¡Gracias nuevamente por una conversación productiva ayer! ¡Buenas noticias, hablé con Finanzas y estamos listos para comenzar! ¡No puedo esperar para trabajar juntos!»

En general, los signos de exclamación no se consideran muy profesionales. Entonces, déjalos para tus mensajes de texto de happy hour a tus amigos.

4. Practica la buena gramática

A menos que dedique toda su atención al estudio de la gramática (que es mucho menos lucrativo que las ventas), es probable que cometa algún error ocasional. Pero a nadie le importará si nunca han oído hablar de esa regla esotérica tampoco. Simplemente manténgase alejado de las confusiones básicas que su prospecto definitivamente captará, y estará dorado.

Conoce la diferencia entre:

• Allí/ellos/su
• es/es
• Efecto afecto
• Tuyo tu eres
• demasiado/dos/a
• perder/perder
• yo / yo / yo mismo

Consejo profesional: ¿Alguna vez deseaste tener un editor leyendo sobre tu hombro? Puedes – más o menos. gramaticalmente es una herramienta gratuita que analiza todo lo que escribe en busca de errores gramaticales y ortográficos. No solo detectará los problemas en tiempo real, sino que también le enviará un informe semanal que destaca las tendencias comunes.

5. Resiste los emojis en el correo electrónico

Entiendo la necesidad de agregar una cara sonriente a una oración potencialmente dura o terminar una broma con un emoji risueño.

Sin embargo, a menos que su destinatario ya haya usado uno, resista la tentación. La investigación revela incluir emojis en los correos electrónicos del trabajo es malo para tu reputación: te hacen ver menos competente (y no tienen ningún efecto en lo amigable que pareces).

6. Mantén las líneas de asunto descriptivas y cortas

Tu línea de asunto debe ser descriptiva y relativamente corta. Idealmente, debería darle al destinatario una buena idea de si quiere abrir su mensaje.

Mala línea de asunto:

«Hola

¿Sobre qué les estás enviando un correo electrónico? No está completamente claro.

Buen asunto:

“Resumen de la llamada 12/2

Esta línea no deja dudas sobre el contenido del correo electrónico.

7. Elija su saludo de correo electrónico con cuidado

Arriba, cubrimos qué puntuación usar en el saludo. También debe elegir un saludo, que puede ser formal o informal, según a quién envíe un correo electrónico y cómo sea su relación.

La mayoría de las veces, un saludo casual es apropiado. Establecerá un tono amistoso y tranquilo y transmitirá confianza.

Los saludos casuales por correo electrónico incluyen:

• Hola
• Oye
• hola/hola
• Bien [morning, afternoon]
• [Name]

Si es la primera vez que te acercas a alguien, o si trabaja en una industria conservadora, sé más formal.

Los saludos formales por correo electrónico incluyen:

• querido [first name]
• Estimado Sr. / Sra. [last name]

¿Y cuáles nunca deberías usar (ni siquiera en broma)?

• Yo: demasiado informal
• ¡Oye!: Demasiado íntimo y ansioso.
• [Name]!: demasiado desagradable
• A quien le interese: demasiado impersonal
• Estimado señor o señora: Demasiado rígido
• Hola amigo: demasiado espeluznante
• Caballeros: demasiado anticuado
• Todo: Muy frío

8. Deje la impresión correcta con el cierre de sesión de su correo electrónico

La firma correcta complementará el tono y el contenido de su correo electrónico. Dado que es lo último que lee el destinatario, esta línea influye en su impresión duradera.

Si su tono es alegre, termine con una cálida despedida.

Despedidas informales:

• Gracias
• Gracias de nuevo
• Mejor
• Salud
• Feliz [day of the week]
• Disfruta el fin de semana
• Hablar pronto
• Hablar con usted [tomorrow, on Wednesday, when you get back]
• Con ganas de trabajar juntos
• Esperando nuestra próxima conversación
• Emocionado de escuchar tus pensamientos

Si su tono es más reservado, su despedida también debería serlo.

Aprobaciones formales:

• Gracias
• Gracias por tu tiempo
• Que tengas un maravilloso [day, weekend]

Y aquí están las líneas de cierre que no deberías usar:

• Atentamente: demasiado anticuado
• Saludos: demasiado antipático
• Atentamente: demasiado poco natural
• Cálidamente: demasiado relajado
• Respetuosamente: demasiado aleatorio
• Besos y abrazos: demasiado íntimo
• Cordialmente: demasiado forzado
• – [Your name]: demasiado abrupto

9. Comprueba tres veces el nombre de tu destinatario

Comprueba tres veces que hayas escrito correctamente el nombre de tu destinatario. Solo toma dos segundos: solo abre su perfil de LinkedIn y compara su título con el nombre que has usado. (Si usted tiene Centro de ventas, este paso es aún más rápido. Sus perfiles sociales aparecerán en su bandeja de entrada).

Y no acorte su nombre a menos que haya firmado su correo electrónico en consecuencia. Puede suponer que «Michael se convierte en» Mike, pero él podría preferir pasar por este último. Comprueba su firma. Si dice “Mike, puedes usar el apodo; si es “Michael, así es como deberías dirigirte a él.

10. Caso de oración de uso

Cuando estás enviando mensajes de texto o en Slack, probablemente no capitalices mucho, en todo caso. Pero cuando estés escribiendo un correo electrónico profesional, usa mayúsculas y minúsculas. En otras palabras, escriba en mayúscula la primera letra de la primera palabra en una oración y nombres propios.

Ejemplo:

Los perros son bienvenidos en HubSpot.

11. Considere el tono de su correo electrónico

Es increíblemente difícil transmitir el tono correcto por correo electrónico. La investigación muestra que las personas sobrestiman dramáticamente la frecuencia con la que sus destinatarios identificarían correctamente si su tono era sarcástico o serio.

Si bien creían que los destinatarios lo harían bien el 80 % de las veces, la realidad estaba más cerca del 56%.

¿Significa eso que la mitad de sus correos electrónicos serán malinterpretados? No, pero lo hace…