Si tiene una pequeña empresa, es probable que haya creado su empresa para resolver un problema u ofrecer un producto creativo, no porque sea un profesional de la contabilidad (a menos, por supuesto, que su empresa sea una firma de contabilidad).
Ya sea que le gusten los números o se considere del tipo más creativo, los empresarios no pueden permitirse el lujo de pasar por alto la salud financiera de sus negocios. Aprender sobre los fundamentos de la contabilidad empresarial es una tarea valiosa porque puede ahorrarle una gran cantidad de tiempo, dinero y problemas legales en el futuro. 
Escribimos esta guía para facilitarle el acceso al mundo de la contabilidad empresarial y, al final, se sentirá equipado para abordar la contabilidad de su propio negocio (o encontrar a alguien que pueda ayudarlo).
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¿Qué es la contabilidad empresarial?
La contabilidad es el proceso de registrar, analizar e interpretar sistemáticamente la información financiera de su empresa. Los dueños de negocios usan la contabilidad para realizar un seguimiento de sus operaciones financieras, cumplir con las obligaciones legales y tomar decisiones comerciales más sólidas.
La contabilidad es una parte necesaria del funcionamiento de un negocio. Es una tarea que deberá dominar o subcontratar, o ambas. Pasemos al tema revisando primero la terminología contable.
Conceptos básicos de contabilidad
Independientemente de quién administre la contabilidad de su empresa, es aconsejable comprender los conceptos básicos de contabilidad. Si puede leer y preparar estos documentos básicos, comprenderá el rendimiento y la salud financiera de su empresa; como resultado, tendrá un mayor control de su empresa y de sus decisiones financieras.
Estos son los documentos y cálculos que recomendamos dominar, incluso si trabaja con un profesional, una agencia de consultoría o ha contratado a un contador público certificado (CPA). Proporcionan valiosas instantáneas y medidas del rendimiento de su negocio.
1. Estado de resultados
Un estado de resultados muestra la rentabilidad de su empresa y le dice cuánto dinero ha ganado o perdido su negocio
2. Balance General
A hoja de balance es una instantánea de la situación financiera de su negocio en un solo momento. Un balance general también le mostrará el estado de su negocio. ganancias retenidasque es la cantidad de ganancias que ha reinvertido en su negocio (en lugar de distribuirse entre los accionistas).
3. Estado de pérdidas y ganancias (P&L)
A estado de pérdidas y ganancias (P&L) es una instantánea de los ingresos y gastos de su empresa durante un período determinado (por ejemplo, trimestral, mensual o anual). Este cálculo también se reflejará en la cuenta de su negocio. Anexo C documento fiscal.
4. Estado de flujo de efectivo
A estado de flujo de efectivo analiza las actividades operativas, financieras y de inversión de su empresa para mostrar cómo y dónde recibe y gasta el dinero.
5. Conciliación bancaria
A conciliación bancaria compara sus gastos en efectivo con sus estados de cuenta bancarios generales y ayuda a mantener la coherencia de los registros comerciales. (Este es el proceso de conciliación de su saldo contable con su saldo bancario de efectivo).
Términos básicos de contabilidad
Estos 15 términos crearán la base sobre la cual construirá su conocimiento de la contabilidad empresarial. Si bien es posible que algunos de estos términos no se apliquen a su negocio en este momento, es importante desarrollar una comprensión holística del tema en caso de que se expanda o cambie a otro tipo de negocio.
1. Débitos y Créditos
No debe confundirse con sus tarjetas personales de débito y crédito, los débitos y los créditos son términos contables fundamentales que debe conocer.
Un débito es un registro de todo el dinero que se espera que entre en una cuenta. Un crédito es un registro de todo el dinero que se espera que salga de una cuenta. Esencialmente, los débitos y créditos hacen un seguimiento de dónde proviene el dinero de su negocio y hacia dónde se dirige.
Muchas empresas operan con una cuenta de efectivo, o una cuenta bancaria comercial que contiene activos líquidos para la empresa. Cuando una empresa paga un gasto de su bolsillo, se acredita la cuenta de efectivo, porque el dinero se mueve de la cuenta para cubrir el gasto. Esto significa que el gasto se debita porque los fondos acreditados de la cuenta de efectivo cubren el costo de ese gasto.
Aquí hay una imagen simple para ayudarlo a comprender la diferencia entre débitos y créditos:
| débitos | Créditos |
| Aumentar los activos | Disminuir activos |
| Disminuir pasivos | Aumentar los pasivos |
| Disminuir los ingresos | Aumentar los ingresos |
| Aumentar el saldo de las cuentas de gastos | Disminuir el saldo de las cuentas de gastos |
| Disminuir el saldo de las cuentas de patrimonio | Aumentar el saldo de las cuentas de patrimonio |
2. Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Las cuentas por cobrar son dinero que la gente le debe por bienes y servicios. Se considera un activo en su balance. Por ejemplo, si un cliente cumple con su factura, el monto de las cuentas por cobrar de su empresa se reduce porque ahora se debe menos dinero.
Las cuentas por pagar son dinero que le debe a otras personas y se considera un pasivo en su balance general. Por ejemplo, supongamos que su empresa paga $5.000 de alquiler cada mes. Así es como se registraría eso en sus registros financieros antes de que se pague esa cantidad.
| fecha | cuenta | débito | crédito |
| 31/07/21 | Alquiler | 5000 | |
| 31/07/21 | Cuentas por pagar | 5000 |
Una vez que se paga ese valor, así es como se registraría en los registros financieros de su empresa:
| fecha | cuenta | débito | crédito |
| 8/1/21 | Cuentas por pagar | 5000 | |
| 8/1/21 | Cuenta de efectivo | 5000 |
3. Devengos
Las acumulaciones son créditos y deudas que ha registrado pero que aún no ha cumplido. Estas pueden ser ventas que ha completado pero que aún no ha cobrado o gastos que ha realizado pero que aún no ha pagado.
(¿Por qué no esperar para registrar la actividad hasta que se complete el pago? Responderemos a esta pregunta cuando expliquemos el método de contabilidad de acumulación más tarde.)
4. Activos
Los activos son todo lo que posee su empresa, tangible e intangible. Sus activos pueden incluir dinero en efectivo, herramientas, propiedad, derechos de autor, patentes y marcas registradas.
5. Tasa de quemado
Su tasa de consumo es la rapidez con la que su empresa gasta dinero. Es un componente crítico al calcular y administrar su flujo de caja.
Para calcular su tasa de consumo, simplemente elija un período de tiempo (como un trimestre o un año). Reste su cantidad de efectivo disponible al final de ese período de su efectivo disponible al principio, luego divida ese número por la cantidad de meses en el período (o por la cadencia elegida).
6. Capital
El capital se refiere al dinero que tiene para invertir o gastar en hacer crecer su negocio. Comúnmente conocido como “capital de trabajo”, el capital se refiere a los fondos a los que se puede acceder (es decir, efectivo en el banco) y no incluye activos ni pasivos.
7. Costo de los bienes vendidos
El costo de los bienes vendidos (COGS) o costo de ventas (COS) es el costo de producir su producto o entregar su servicio.
COGS o COS es el primer gasto que verá en su declaración de pérdidas y ganancias (P&L) y es un componente crítico al calcular el margen bruto de su negocio. Reducir sus COGS puede ayudarlo a aumentar las ganancias sin aumentar las ventas.
8. Depreciación
La depreciación se refiere a la disminución en el valor de sus activos a lo largo del tiempo. Es importante a efectos fiscales, ya que los activos más grandes que afectan la capacidad de su empresa para generar dinero pueden cancelarse en función de su depreciación. (Discutiremos gastos y deducciones de impuestos posteriores sobre.)
9. Equidad
La equidad se refiere a la cantidad de dinero invertida en un negocio por sus propietarios. También se conoce como “patrimonio del propietario” y puede incluir cosas de valor no monetario como tiempo, energía y otros recursos. (¿Alguna vez has oído hablar de «equidad de sudor»?)
La equidad también se puede definir como la diferencia entre los activos de su negocio (lo que posee) y los pasivos (lo que debe).
Un negocio con un capital saludable (positivo) es atractivo para posibles inversionistas, prestamistas y compradores. Los inversores y analistas también analizan el EBITDA de su empresa, que representa las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización.
10. Gastos
Los gastos incluyen cualquier compra que realice o el dinero que gaste en un esfuerzo por generar ingresos. Los gastos también se conocen como «el costo de hacer negocios».
Hay cuatro tipos principales de gastos, aunque algunos gastos caen en más de una categoría.
- Gastos fijos son gastos constantes, como el alquiler o los salarios. Estos gastos no suelen verse afectados por las ventas de la empresa o las tendencias del mercado.
- Gastos variables fluctúan con el rendimiento y la producción de la empresa, como los servicios públicos y las materias primas.
- Gastos acumulados son gastos únicos que han sido registrados o informados pero aún no pagados. (Estos caerían bajo cuentas por pagar, como discutimos anteriormente.)
- Los gastos de explotación son necesarios para que una empresa haga negocios y genere ingresos, como el alquiler, los servicios públicos, la nómina y los servicios públicos.
11. Año Fiscal
A año fiscal es el período de tiempo que una empresa utiliza para la contabilidad. Las fechas de inicio y finalización de su año fiscal las determina su empresa; algunos coinciden con el año calendario, mientras que otros varían según el momento en que los contadores pueden preparar estados financieros.
12. Pasivos
Los pasivos son todo lo que su empresa debe a corto o largo plazo. Sus pasivos podrían incluir un saldo de tarjeta de crédito, nómina, impuestos o un préstamo.
13. Beneficio
En términos contables, la ganancia, o el «resultado final», es la diferencia entre sus ingresos, COGS y gastos (incluidos los gastos operativos, de interés y de depreciación).
Usted (o su negocio) pagan impuestos sobre su ganancia neta, por lo que es importante planificar de manera proactiva su obligación tributaria. Haga esto manteniéndose al tanto de la cantidad de su ganancia neta, reservando parte de sus ingresos en una cuenta de ahorros separada o pagando sus impuestos estimados cada trimestre (como la retención del empleador).
14. Ingresos
Sus ingresos son la cantidad total de dinero que recauda a cambio de sus bienes o servicios antes de deducir cualquier gasto.
15. Margen bruto
Su margen bruto (o ingreso bruto), que son sus ventas totales menos sus COGS: este número indica la sostenibilidad de su negocio.
Una vez más, estos términos son simplemente una introducción a la contabilidad empresarial. Sin embargo, lo ayudarán a comprender mejor cómo llevar la contabilidad de su pequeña empresa, que revisaremos a continuación.
Principios de contabilidad
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) sirven como modelo para la actividad contable en todos los sectores e industrias en los EE. UU. Los GAAP fueron establecidos por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) para garantizar estándares de calidad para las actividades contables.
Por ley, los contadores que representan a todas las empresas que cotizan en bolsa deben cumplir con los GAAP. Analicemos cuáles son estos principios.
1. Principio de Regularidad
El contador que trabaja cumple con las normas y reglamentos GAAP.
2. Principio de consistencia
Este principio establece que el contador ha reportado toda la información consistentemente a lo largo del proceso de reporte. Bajo el principio de consistencia, los contadores deben declarar claramente cualquier cambio en los datos financieros en los estados financieros.
3. Principio de sinceridad
El contador proporciona una imagen financiera precisa de la empresa.
4. Principio de Permanencia de los Métodos
Todos los métodos de información financiera deben ser consistentes a lo largo de los períodos de tiempo.
5. Principio de no compensación
Toda la información financiera, tanto negativa como positiva, se divulga con precisión. El informe adecuado de los datos financieros debe realizarse sin esperar una compensación por desempeño.