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Integraciones de software: una guía para principiantes

febrero 17, 2022
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Te encantan tus aplicaciones. Te hacen la vida mucho más fácil. En el trabajo, hay una aplicación o una solución de software para todo. El problema es: ¿cómo sincronizas tus datos entre todas las diferentes herramientas que usas?

Esto se vuelve especialmente complicado si los diferentes equipos de su empresa dependen de diferentes aplicaciones y herramientas. ¿Con qué frecuencia ha perdido el tiempo importando o exportando un archivo CSV para otro departamento? Es como dijo el novelista John Brunner: «Se supone que es automático, pero en realidad tienes que presionar este botón».

La integración de soluciones de software inconexas es uno de los desafíos más comunes que enfrentan las empresas actualmente. La mayoría de las aplicaciones no están conectadas entre sí, lo que genera pequeñas islas de datos.

Afortunadamente, existe una amplia gama de posibles soluciones cuando se trata de integrar mejor las herramientas, las aplicaciones y los datos de su empresa. En este artículo, cubriremos los conceptos básicos de cómo funcionan las integraciones de software y, lo que es más importante, cómo pueden hacer su vida mucho más fácil.

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¿Qué es la integración de software?

Ya sea que esté iniciando un negocio o sea miembro del equipo de TI de una gran empresa, cuando hablamos de integración de software es fácil perderse en la terminología.

La integración se refiere al proceso de combinar dos piezas de software para resolver el problema de los datos aislados. Para comenzar, deberá encontrar las respuestas a estas preguntas:

1. ¿Qué tipo de software integrará?

Aunque las grandes empresas a menudo crean software interno, están adoptando cada vez más soluciones de software como servicio (SaaS). Este tipo de herramienta les permite administrar procesos comerciales particulares sin problemas.

Las empresas más pequeñas suelen optar directamente por SaaS y prefieren las aplicaciones basadas en la nube que pueden escalar con su negocio.

Independientemente del tamaño de su empresa, si trabaja con software interno y necesita integrarlo, es posible que necesite un equipo de ingenieros que lo ayude con la arquitectura de software necesaria para la integración. ¿Suena demasiado complejo o fuera del presupuesto? No te preocupes, hay algunos prediseñados software de integración empresarial puedes considerar

Las aplicaciones comerciales basadas en la nube (esas soluciones SaaS de las que hablamos) hacen la vida un poco más fácil. La mayoría de ellos hacen su Interfaz de programación de aplicaciones (API) públicolo que amplía tus posibilidades de integración.

2. ¿Qué software de integración necesita?

Primero, hablemos de las API…

Imagine sus aplicaciones como ciudades. La API de cada app es una serie de indicaciones para acceder a esa ciudad. Algunas aplicaciones usan API para crear una autopista directa entre ciudades. Estos son nuestro primer tipo de software de integración: integraciones nativas o en la aplicación.

Las integraciones nativas son creadas por los ingenieros detrás de las aplicaciones para cambiar sus propios datos a otra aplicación. Esto es excelente porque puede crear una integración dentro del entorno de la aplicación que está utilizando. Ni siquiera tiene que abrir una nueva pestaña para comenzar.

El problema es que construir autopistas directas requiere mucho tiempo y esfuerzo, y la mayoría de los proveedores de software solo ofrecen integraciones nativas con algunas aplicaciones. A menos que tenga una solución de sincronización como Centro de operaciones. Para todas las demás aplicaciones que usa, necesitará una plataforma de integración como servicio (iPaaS).

iPaaS están completamente dedicados a encontrar la mejor manera de conectar software dispar. Son básicamente el pegamento que mantiene unida toda su pila de software.

Cuando hay múltiples herramientas dentro de una empresa, se hace necesario un iPaaS. Los equipos que trabajan con diferentes bases de datos rara vez se alinean hacia el mismo objetivo. Un iPaaS tiene la misión de hacer que los datos del cliente sean consistentes para todos los que tienen acceso a ellos.

Si su empresa trabaja con varias aplicaciones, probablemente ya esté buscando la iPaaS perfecta para usted. Pero antes de tomar esa decisión, considere una cosa más: ¿Necesita una integración unidireccional o bidireccional?

La mayoría de iPaaS ofrecen una integración unidireccional. Eso significa enviar datos de la aplicación A a la aplicación B, como Zapier lo hace. Si lo que necesitas es un integración bidireccional para mantener sus diferentes bases de datos sincronizadas, es mejor optar por una solución integrada. Cada vez que actualice algo en cualquiera de las aplicaciones, verá ese cambio disponible en la otra.

3. ¿Qué tipo de datos necesita integración?

Cuando hablamos de datos, podemos referirnos a números, personas, empresas, productos… ¡lo que sea! Para configurar una integración, debe identificar qué parte de sus dos o más bases de datos tiene sentido combinar.

Dado que los datos vienen en cualquier forma o formato, cada una de sus aplicaciones los categorizará usando sus propios términos. Por ejemplo, su CRM tiene una base de datos con información sobre los «contactos» y las «empresas» con las que está trabajando. Por otro lado, su aplicación de contabilidad tiene una base de datos llena de «clientes», «banca» y «gastos».

No se pueden mezclar manzanas con naranjas. Pero eso no significa que diferentes aplicaciones no puedan complementarse entre sí. La identificación de datos similares en cada aplicación le brinda una visión completa de cómo debería ser su integración.

Usemos el ejemplo de los datos de contacto. Si almacena la información sobre una persona llamada Jane Doe en la lista de contactos de su CRM, es probable que esté hablando de la misma Sra. Doe categorizada como cliente en su aplicación de contabilidad. Hemos identificado el mismo elemento en las dos aplicaciones: ¡es un cliente! ¿Por qué no usar la integración para enriquecer la información de Jane en ambas bases de datos y sincronizarla automáticamente?

Podrías ver en ambas aplicaciones la información de contacto más reciente de Jane, saber cuánto gasta contigo, quién administra su cuenta y mucho más. Si agrega otras aplicaciones a la integración, como su herramienta de atención al cliente o su aplicación de generación de prospectos, el resultado sería una vista de 360 ​​grados de su cliente.

Terminando

A estas alturas, se habrá dado cuenta de que la integración de software es un término muy amplio y que existen varios tipos de software de integración disponibles. Con suerte, le hemos proporcionado el contexto para que pueda responder las preguntas anteriores. Ahora lo sabes:

  • ¿Qué tipo de software integrará?

Puede ser un software interno o una aplicación comercial de terceros (SaaS).

  • ¿Qué software de integración necesita?

Si está utilizando un software interno, necesitará una solución ad-hoc. Puede ver si hay un software de integración empresarial que se adapte a sus necesidades, pero es posible que necesite la ayuda de un equipo de ingenieros.

Si está trabajando con aplicaciones comerciales que comparten su API, puede usar integraciones nativas o un iPaaS.

Entre iPaaS hay varias opciones entre las que puede elegir, pero la mayoría funcionan de una manera. Para sincronizaciones bidireccionales, probablemente necesitará una integración nativa que admite todas las aplicaciones que está utilizando.

  • ¿Qué parte de sus datos necesita integración?

Probablemente no necesite integrar todos los elementos de sus bases de datos; debe haber una lógica detrás. Nunca intentes mezclar manzanas con naranjas.

Con algo de preparación por delante, la integración del software no tiene por qué ser una molestia. Asegúrate de detectar las necesidades particulares de tu negocio y las opciones que tienes disponibles. En última instancia, la integración no solo acercará a sus aplicaciones, sino también a su equipo.

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