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21 características que te harán más productivo

febrero 20, 2022
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algunas cosas que tu pensar será simple en realidad terminará siendo muy complejo. Google sabe todo esto muy bien, por lo que recientemente lanzó un nuevo Google Calendar, y muchas características ingeniosas para acompañarlo.

Si bien algunas funciones del último Google Calendar no están nuevo, han cambiado un poco. Todavía hay otras características que quizás no sepa que existen. Vamos a repasarlos todos para hacerte la vida un poco más fácil.

Su Google Calendar viene con su dirección personal de Gmail, y no podrá creer lo fácil que es utilizarlo y configurarlo. Pero si trabaja en una empresa que utiliza su propio calendario de Google, de repente tiene que encontrar la mejor manera de integrar su calendario personal con su agenda de reuniones semanales.

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Google Calendar puede comenzar a sentirse mucho menos simple cuantos más eventos tenga en su agenda. Afortunadamente, hay algunos trucos geniales y funciones ocultas que puedes usar para hacer que tu vida en Google Calendar sea mucho más fácil de organizar.

A continuación se encuentran 21 de nuestros consejos, trucos y funciones favoritos disponibles en Google Calendar.

21 funciones de Google Calendar que te harán más productivo

1. Crea nuevos calendarios para diferentes partes de tu vida.

Cuando comienza por primera vez en Google Calendar, se le proporciona un calendario para comenzar: es el que tiene su nombre en «Mis calendarios», como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

Por lo tanto, si desea usar su calendario para múltiples propósitos, como administrar su horario real, planificar períodos de tiempo de trabajo enfocado y programar recordatorios repetitivos, solo tiene un lugar para hacerlo. Pero cuando solo trabaja con un calendario, todas esas cosas se tratan por igual, lo que significa que no puede realizar rápida y fácilmente las tareas importantes no repetitivas que tiene para el día.

Para combatir esto, simplemente cree un nuevo calendario para cada parte de su vida que le gustaría controlar en su Calendario de Google.

Cómo utilizar esta función

Para crear un nuevo calendario, haga clic en el pequeño signo más (+) junto a «Mis calendarios» y verá la opción «Nuevo calendario». Selecciona esta opción, dale un nombre a tu nuevo calendario, dale una descripción y una zona horaria, y listo, tienes otro calendario.

Menú desplegable para crear un nuevo calendario en Google Calendar

Consejo profesional: Incluso puede codificar con colores cada calendario para que le resulte más fácil elegir lo que tiene que hacer cada día.

2. Programe reuniones con grupos utilizando «Buscar un horario» u «Horarios sugeridos».

¿Alguna vez necesita organizar un reunión con varias personas que tienen agendas ocupadas? Puede ser realmente molesto tratar de averiguar cuándo estás libre. Afortunadamente, Google Calendar en realidad tiene dos funciones que pueden hacer el trabajo pesado por ti: «Horas sugeridas» o «Buscar una hora».

Cómo utilizar esta función

Para usar cualquiera de estas dos opciones, primero asegúrese de haber agregado al evento a todos los que deben asistir. Luego, si desea que Google le sugiera una hora para reunirse, simplemente seleccione el enlace «Horarios sugeridos» debajo de los nombres de sus invitados. Aparecerá una ventana desplegable con una lista de las horas en que todos los invitados a la reunión, incluido usted, están disponibles sin conflictos.

Lista de horas sugeridas para un evento en Google Calendar

«Buscar una hora» es la otra forma de encontrar rápidamente una hora que funcione para todos los invitados incluidos en la invitación a la reunión. Para usar esta función, elija la pestaña junto a «Detalles del evento» llamada «Buscar una hora», y verá los horarios de todos uno al lado del otro para el día de su reunión prevista. Cuando vea una hora en la que ninguno de sus invitados tenga conflictos, haga clic en esta línea del calendario para resaltar la hora y presione «Guardar» en la parte superior de su Calendario.

Encuentre una función de tiempo en Google Calendar, con horarios de eventos para tres invitados al evento uno al lado del otro

Consejo profesional: también puedes usar un producto gratuito como HubSpot Meetings para programar fácilmente reuniones sin correos electrónicos de ida y vuelta. Con la herramienta Reuniones de HubSpot, puedes enviar un enlace genérico y pedirles a los clientes o prospectos que elijan una hora en tu calendario que les funcione, o elegir al representante de ventas que tenga la disponibilidad más próxima.

3. Sincronice las reuniones con su CRM.

¿Usas un CRM a diario? Puede ser molesto ir y venir entre su Google Calendar y su CRM. En su lugar, sumérjase en la configuración de su CRM para ver si existe una integración existente con Google Calendar.

Usuarios de CRM de HubSpotestá de suerte: configurar esta integración es rápido y sencillo. Aprende cómo hacer esto aquí.

4. Sincronice su calendario con su software de marketing.

Si desea que su Google Calendar se alinee aún más con sus actividades de marketing, puede integrarlo con su software de marketing.

Para los clientes de HubSpot, puede usar Zapier para configurar algunos flujos de trabajo bastante ingeniosos, como crear un mensaje de redes sociales cada vez que comienza un evento. Consulte esta página para obtener más información sobre cómo puede configurar esa integración.así como algunas ideas de formas en que puede integrar los dos.

5. Oculte los detalles de su evento.

A veces, las reuniones que organiza o a las que asiste son de naturaleza delicada. Tenga en cuenta, sin embargo, que una puerta cerrada no es la única manera de que los demás sepan lo que está pasando adentro. Los detalles del evento en Google Calendar también pueden revelar al resto de la oficina más de lo que le gustaría.

Para asegurarse de tener toda la privacidad que necesita durante las reuniones más delicadas, configure su evento como «Privado». Esto hace que nadie que vea su programación semanal vea los detalles del evento: nombre de la reunión, asistentes, archivos adjuntos, etc. De forma predeterminada, la etiqueta pública en el bloque de eventos será simplemente «Ocupado».

Cómo utilizar esta función

Para privatizar los detalles de ciertos eventos en su calendario, haga clic en el evento desde su vista de calendario y seleccione el ícono de lápiz para editar los detalles del evento. En la ventana que aparece, busque el icono del maletín justo encima del campo de descripción del evento.

Con el primer campo configurado en «Ocupado», haga clic en el segundo campo y seleccione «Privado» en el menú desplegable, como se muestra a continuación. Presiona el botón azul «Guardar» en la parte superior de la pantalla y estarás listo.

Menú desplegable para hacer que un evento sea privado en Google Calendar

6. Agregue un Hangout de Google a su evento.

¿Necesita configurar fácilmente una reunión remota cara a cara? Simplemente haga clic en el enlace «Agregar videollamada» y Google configurará un hangout para que lo usen los asistentes a su evento. (Obtenga más información sobre Google Hangouts aquí).

Enlace para agregar videollamada en un evento en Google Calendar

7. Agregue archivos adjuntos.

No sé ustedes, pero a menudo me encuentro asistiendo a reuniones que requieren que haga referencia a un documento relevante. Tal vez todos estemos trabajando en un Google Doc, o tal vez estemos trabajando en una hoja de cálculo intrincada.

De todos modos, es mejor asegurarse de que todos los asistentes a la reunión tengan los materiales que necesitan antes de que comience la reunión para que no tengan que buscarlos en sus bandejas de entrada. Google Calendar puede ayudarlo a hacer esto, permitiéndole adjuntar documentos directamente al evento para que los invitados abran y revisen.

Cómo utilizar esta función

Para adjuntar un documento a su evento, haga clic en su bloque de eventos desde la vista de calendario y seleccione el ícono de lápiz para editar el evento, como se muestra a continuación.

Ícono de lápiz para editar evento en Google Calendar

Una vez que esté en la pantalla de edición del evento, busque un icono de clip de papel justo encima de la sección de descripción, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Haga clic en este ícono y aparecerá una ventana grande donde puede cargar archivos para adjuntarlos directamente desde su Google Drive.

Función para agregar archivos adjuntos a eventos en Google Calendar con el ícono de clip resaltado en rojo

Consejo profesional: Cuando llegue a la ventana de carga, puede cambiar a la pestaña «Mi unidad» para adjuntar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google que ya existen en su unidad de Google. O bien, puede hacer clic en la pestaña «Cargar» en el extremo izquierdo de la ventana para adjuntar archivos sin conexión desde su computadora.

8. Habilite su reloj mundial.

¿Trabajas con compañeros de equipo que viven en todo el mundo? Es posible que le resulte difícil averiguar a qué hora es apropiado programar reuniones con ellos. Afortunadamente, puedes, habilitando «Reloj mundial» en la configuración de Google Calendar.

Cómo utilizar esta función

Para verificar rápidamente varias zonas horarias al organizar reuniones, haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su vista de calendario. Estos son sus ajustes. Luego, navegue a la sección «Reloj mundial», marque la primera casilla azul y seleccione las zonas horarias que desea ver en su vista de calendario.

Configuración del reloj mundial en Google Calendar con tres zonas horarias enumeradas

Una vez que haya elegido las zonas horarias que desea, regrese a su vista de calendario y verá lo siguiente en la barra lateral izquierda de Google Calendar:

google-calendario-reloj-mundial

9. Habilitar horas de trabajo.

No todo el mundo es un trabajador de 9 a 5, pero pueden trabajar un poco con los que lo son. Si tiene un horario de trabajo poco convencional que ninguno de sus colegas parece recordar, esta función es para usted.

«Horario laboral» es una configuración que alerta a las personas si intentan agregarlo a una reunión que se encuentra fuera del rango de horas establecido por usted en Google Calendar. Oye, es mejor que tener que presionar «Rechazar» y luego hacer un seguimiento con el organizador de la reunión para recordarle que no estás disponible durante ese tiempo.

A Sugerencia de calendario de Google que John Hall, cofundador de Calendar, aconseja a las personas que utilicen son las reuniones rápidas. «Debajo de la configuración predeterminada de duración de las reuniones se encuentra la opción para crear Reuniones rápidas. Marque la casilla y las reuniones de 30 minutos se programarán automáticamente para durar 25 minutos, mientras que las reuniones más largas se reducirán en diez minutos. De esa manera, sus horas de trabajo se vuelven más productivas, ya que finaliza las reuniones antes y tiene tiempo para ponerse al día con todos los que no lo retienen más allá de las horas de trabajo».

Cómo utilizar esta función

Para habilitar horas de trabajo específicas en su Calendario de Google, haga clic en el ícono de ajustes de su vista de calendario para acceder a su configuración. Vaya a la sección «Horario laboral», como se muestra a continuación. Aquí podrá especificar cuándo entra y sale del trabajo cada día de la semana.

Función de horas de trabajo

10. Envíe correos electrónicos a los invitados al evento.

¿Recuerdas la vez que intentaste enviar un correo electrónico a un gran grupo de personas sobre un evento? Tal vez estaba tratando de coordinar una salida de equipo, o simplemente dejar que todos supieran que deberían traer sus computadoras portátiles a la reunión general. De todos modos, apuesto a que fue molesto averiguar quién iba realmente al evento y asegurarme de que no te olvidaste de nadie.

Bueno, esta función de Google Calendar será útil la próxima vez.

Cómo utilizar esta función

Siempre que haya agregado a todos al evento que debe realizarse, puede enviar un correo electrónico fácilmente a todos en el grupo haciendo clic en el bloque de eventos desde su vista de calendario y haciendo clic en el icono del sobre.

Ícono de sobre en el evento de Google Calendar para enviar correos electrónicos a los invitados sobre una reunión

Una vez que haga clic en el icono del sobre dentro del bloque de eventos, aparecerá un cuadro de redacción de correo electrónico. Simplemente escriba su mensaje, escriba las direcciones de correo electrónico de las personas que desea que lo reciban y presione enviar.

email-evento-invitados

11. Agregue lugares de reunión específicos.

Ojalá hubiera sabido acerca de esta función la última vez que tomé un café con alguien en el centro de Boston. Acordamos encontrarnos en Starbucks… pero gracias a la multitud de locales de Starbucks en Boston, nuestra conversación fue más o menos así:

«Está bien, entonces nos vemos en el de State Street», dije.

«Oh, ¿el del Palacio de Justicia?» preguntó.

«Bueno, está un poco cerca del Palacio de Justicia, pero más abajo en State Street», respondí.

«Oh, ¿te refieres al de Downtown Crossing?» aclaró.

Cómo utilizar esta función

La logística de una reunión puede volverse confusa sin una dirección específica o una sala de conferencias. Afortunadamente, Google Calendar tiene una función que solucionará todo eso. En lugar de tener que ir y venir, podría haber enviado a mi amigo una invitación de calendario con la dirección específica en el cuadro «Dónde». Se integra con Google Maps, por lo que es muy fácil averiguar dónde se reúnen y cómo llegar allí.

Campo en el evento de Google Calendar para el lugar donde se llevará a cabo el evento

12. Usa notificaciones de escritorio.

Como ya sabrás, me encanta Google Calendar… pero hay una función de la que no soy fanático.

Si tiene su Google Calendar abierto como una pestaña en su navegador cuando faltan 10 minutos para su próximo evento, la advertencia de 10 minutos interrumpe todo lo que está haciendo y se hace cargo tu pantalla Olvídese de lo que estaba trabajando: Google Calendar aparecerá repentinamente en su pestaña con una gran alerta emergente junto con un sonido molesto. Esto es lo peor.

Por suerte, hay una configuración en Google…