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La guía definitiva para usar Microsoft Excel

febrero 23, 2022
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Hay varias formas de implementar esta característica, pero el controlador de relleno es uno de los más fáciles. Seleccione las celdas que desea que sean la fuente, ubique el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de la celda y arrastre el controlador de relleno para cubrir las celdas que desea llenar o simplemente haga doble clic.

autocompletar

filtros

Cuando está mirando conjuntos de datos muy grandes (como suelen hacer los especialistas en marketing), por lo general no necesita estar mirando cada fila al mismo tiempo. A veces, solo desea ver los datos que se ajustan dentro cierto criterio. Ahí es donde entran los filtros.

Los filtros le permiten reducir sus datos para ver solo ciertas filas a la vez. En Excel, se puede agregar un filtro a cada columna de sus datos. Desde allí, puede elegir qué celdas desea ver a la vez.

Echemos un vistazo al ejemplo a continuación. Agregue un filtro haciendo clic en la pestaña Datos y seleccionando «Filtro». Haga clic en la flecha junto a los encabezados de las columnas y podrá elegir si desea que sus datos se organicen en orden ascendente o descendente, así como qué filas desea mostrar.

En mi ejemplo de Harry Potter, digamos que solo quiero ver a los estudiantes en Gryffindor. Al seleccionar el filtro Gryffindor, las otras filas desaparecen.

filtrar

Consejo profesional: Copia y pega los valores. en la hoja de cálculo cuando un filtro está activado para hacer un análisis adicional en otra hoja de cálculo.

Clasificar

A veces puede tener una lista de datos que no tiene organización alguna. Tal vez exportó una lista de sus contactos de marketing o publicaciones de blog. Cualquiera que sea el caso, la función de clasificación de Excel lo ayudará a ordenar alfabéticamente cualquier lista.

Haga clic en los datos de la columna que desea ordenar. Luego haga clic en la pestaña «Datos» en su barra de herramientas y busque la opción «Ordenar» a la izquierda. Si la «A» está encima de la «Z», puedes hacer clic en ese botón una vez. Si la «Z» está encima de la «A», haz clic dos veces en el botón. Cuando la «A» está encima de la «Z», eso significa que su lista se ordenará en orden alfabético. Sin embargo, cuando la «Z» está encima de la «A», eso significa que su lista se ordenará en orden alfabético inverso.

Eliminar duplicados

Los conjuntos de datos más grandes tienden a tener contenido duplicado. Es posible que tenga una lista de varios contactos en una empresa y solo desee ver la cantidad de empresas que tiene. En situaciones como esta, es útil eliminar los duplicados.

Para eliminar sus duplicados, resalte la fila o columna de la que desea eliminar los duplicados. Luego, vaya a la pestaña Datos y seleccione «Eliminar duplicados» (en Herramientas). Aparecerá una ventana emergente para confirmar con qué datos desea trabajar. Selecciona «Eliminar duplicados» y listo.

eliminar duplicados

También puede usar esta función para eliminar una fila completa en función de un valor de columna duplicado. Así que si tienes tres filas con La información de Harry Potter y solo necesita ver uno, luego puede seleccionar todo el conjunto de datos y luego eliminar los duplicados según el correo electrónico. Su lista resultante tendrá solo nombres únicos sin duplicados.

Pegado especial

A menudo, deseará transformar los elementos de una fila de datos en una columna (o viceversa). Tomaría mucho tiempo copiar y pegar cada encabezado individual. Sin mencionar que puede caer fácilmente en uno de los problemas de Excel más grandes y desafortunados. trampas: error humano.

En su lugar, deje que Excel haga el trabajo por usted. Continúe y resalte la columna o fila que desea transponer. Botón derecho del ratón y seleccione «Copiar». A continuación, seleccione las celdas de su hoja de cálculo donde desea que comience su primera fila o columna. Botón derecho del ratón en la celda y luego seleccione «Pegado especial». Cuando aparezca el módulo, elija la opción para transponer.

pegar-especial-transponer

Pegado especial es una función a la que vuelvo una y otra vez. En el módulo, también puede elegir entre copiar fórmulas, valores, formatos o incluso anchos de columna. Esto es especialmente útil cuando se trata de copiar los resultados de su tabla dinámica (ya llegaremos allí…) en un gráfico que puede formatear y graficar.

Texto a columnas

¿Qué sucede si desea dividir la información que está en una celda en dos celdas diferentes? Por ejemplo, tal vez desee extraer el nombre de la empresa de alguien a través de su dirección de correo electrónico. O tal vez desee separar el nombre completo de alguien en nombre y apellido para sus plantillas de marketing por correo electrónico.

Gracias a Excel, ambos son posibles. Primero, resalte la columna que desea dividir. A continuación, vaya a la pestaña Datos y seleccione «Texto en columnas». Aparecerá un módulo con adicional información. Primero, debe seleccionar «Delimitado» o «Ancho fijo».

  • «Delimitado» significa que desea dividir la columna en función de caracteres como comas, espacios o tabulaciones.
  • «Ancho fijo» significa que desea seleccionar la ubicación exacta en todas las columnas en las que desea que se produzca la división.

En el caso de ejemplo a continuación, seleccionemos «Delimitado» para que podamos separar el nombre completo en nombre y apellido.

Entonces, es hora de elegir los delimitadores. Puede ser un tabulador, un punto y coma, una coma, un espacio o cualquier otra cosa. («Algo más» podría ser el signo «@» utilizado en una dirección de correo electrónico, por ejemplo). En nuestro ejemplo, elijamos el espacio. Excel le mostrará una vista previa de cómo se verán sus nuevas columnas.

Cuando esté satisfecho con la vista previa, presione «Siguiente». Esta página le permitirá seleccionar formatos avanzados si así lo desea. Cuando haya terminado, haga clic en «Finalizar».

texto a columnas

Copiar formato

Como probablemente haya notado, Excel tiene muchas características para hacer que los números y el análisis de sus datos sean rápidos y fáciles. Pero si alguna vez pasó algún tiempo formateando una hoja a su gusto, sabe que puede ser un poco tedioso.

No pierda el tiempo repitiendo los mismos comandos de formateo una y otra vez. Utilice el pintor de formato para copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de trabajo a otra. Para hacerlo, elija la celda que le gustaría replicar, luego seleccione la opción de pintor de formato (icono de pincel) en la barra de herramientas superior.