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22 ventajas y desventajas de usar hojas de cálculo para empresas

febrero 24, 2022
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Las hojas de cálculo son una herramienta de referencia para innumerables equipos y empresas. Incluso podrías estar usando uno ahora mismo. Pero, ¿es realmente la mejor herramienta para almacenar, administrar y visualizar los datos de su empresa? Es hora de que sopesemos seriamente las ventajas y desventajas de las hojas de cálculo.

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No se equivoque: las hojas de cálculo ofrecen una amplia gama de ventajas, incluido que son de bajo costo y que la mayoría de las personas están familiarizadas con ellas. Pero también pueden ser difíciles de usar y no se integran de forma nativa con los sistemas de marketing, ventas y servicios.

En esta publicación, desglosaremos las ventajas y desventajas de usar hojas de cálculo para rastrear la información del cliente, administrar proyectos y manipular datos.

1. Las hojas de cálculo son gratuitas.

Para la mayoría de las empresas, el software de hoja de cálculo está fácilmente disponible y, a menudo, es gratuito. Ya sea que su empresa use Microsoft Excel o se ejecute en Google Sheets de Google Workspace, la mayoría de las personas con conexión a Internet pueden acceder a una hoja de cálculo.

2. Las hojas de cálculo requieren una formación mínima.

Ya sea que haya usado una hoja de cálculo para administrar sus finanzas personales o haya pasado innumerables horas creando tablas dinámicas para funciones anteriores, es probable que haya tenido alguna experiencia práctica en el uso de hojas de cálculo. Además de crear fórmulas complicadas, registrar información en hojas de cálculo es bastante intuitivo y no requiere una capacitación intensiva para dominarlo. Esto hace que las hojas de cálculo sean una opción accesible para los equipos que crecen rápidamente y no tienen tiempo para capacitar a los nuevos empleados en el uso de software complicado.

3. Las hojas de cálculo son personalizables.

Las hojas de cálculo son altamente personalizables, especialmente si sabes cómo usar su multitud de fórmulas y funciones. Puedes crear cualquier tipo de documento con una hoja de cálculo, incluso un calendario.

Debido a que son tan personalizables, su uso también puede resultar intimidante. Ni siquiera está seguro de por dónde empezar a menos que haya una plantilla de hoja de cálculo disponible para lo que quiere hacer. Por lo tanto, si desea utilizar hojas de cálculo para los negocios, es importante que al menos uno de los miembros de su equipo sepa cómo personalizar una hoja de cálculo para agilizar un proceso comercial.

4. Las hojas de cálculo pueden ser más colaborativas que otras herramientas.

La mayoría de las herramientas comerciales en estos días ofrecen algunas funciones de colaboración. Por ejemplo, Trello permite que los equipos administren proyectos en una sola interfaz. Pero ninguna herramienta proporciona la misma cantidad de visibilidad que una hoja de cálculo.

Cualquier miembro del equipo puede editar libremente las hojas de cálculo, por lo que hay un aumento automático en la colaboración. Si bien otras herramientas pueden prohibir algunos permisos en función de los títulos o niveles gerenciales de los miembros del equipo, no existen tales restricciones con las hojas de cálculo (a menos que restrinja los permisos a propósito).

Tenga en cuenta que esto solo es cierto para herramientas en línea como Hojas de cálculo de Google. Una herramienta que se descarga en su disco local, como Excel, no sería tan colaborativa, porque el archivo solo está disponible en su computadora portátil.

5. Es fácil manipular y analizar datos.

Las hojas de cálculo facilitan la manipulación de datos. Puede sumar, restar, dividir y multiplicar conjuntos de datos; crear tablas dinámicas; eliminar duplicados; recuperar datos de otras pestañas; y busque en todas las filas y columnas una determinada frase o parámetro.

Sin embargo, hay un inconveniente en esto. Puede romper fácilmente una hoja de cálculo si elimina accidentalmente un dato que formaba parte de una fórmula o cálculo. También es fácil transferir accidentalmente la información de una celda a otra celda y, cuando lo detecte, puede que sea demasiado tarde para deshacerlo. Así que tendrías que cruzar los dedos y esperar que recuerdes los datos.

6. Puedes integrar hojas de cálculo con ciertas herramientas.

Esto es especialmente cierto para Google Sheets, que está basado en la nube. Con una herramienta como Zapier o Integromat, puede cargar automáticamente los datos de la hoja de cálculo en su CRM o en su software de gestión de proyectos, siempre que las columnas de la hoja de cálculo coincidan con los campos de entrada del software. Si hay una discrepancia, puede esperar errores de integración significativos.

7. Las hojas de cálculo son rápidas y fáciles de agregar a un flujo de trabajo.

Mientras que un sistema dedicado, como una pieza de software de ventas, puede tomar tiempo para que los usuarios la adopten, las hojas de cálculo no presentan tales desafíos. Una vez que crea una hoja de cálculo y la comparte entre los miembros del equipo, es fácil integrarla en el flujo de trabajo del equipo, independientemente del tamaño de su equipo.

8. Las hojas de cálculo son herramientas fantásticas para documentos financieros.

No existe otra herramienta como una hoja de cálculo para crear documentos financieros como hojas de balance, presupuestos comerciales y estados de flujo de caja. Una vez que esté listo para exportar los datos de ingresos y activos de su herramienta de contabilidad, es tan fácil como ingresar los números y generar una nueva hoja de cálculo cada trimestre.

9. Tiene acceso a innumerables plantillas de hojas de cálculo.

Anteriormente, mencioné que para usar una hoja de cálculo para su caso de uso, probablemente necesite una plantilla. De lo contrario, sería difícil crear una hoja de cálculo que funcione para usted y su equipo. La buena noticia es que existen muchas plantillas tanto para Excel como para Hojas de cálculo de Google. Puedes encontrar casi cien ejemplos en Biblioteca de plantillas de negocios de HubSpot.

10. Puede visualizar datos (con advertencias).

Puede usar hojas de cálculo para visualizar datos, pero debe saber cómo hacerlo. En una herramienta como HubSpot CRM, simplemente necesita acceder a la herramienta de paneles de informes para ver sus datos visualizados automáticamente. Las hojas de cálculo pueden hacer lo mismo, pero deberá saber cómo elegir adecuadamente los datos para que no obtenga un error.

Una vez que aprenda a manejar las herramientas de visualización de una hoja de cálculo, podrá crear tablas y gráficos con facilidad.

En resumen, las hojas de cálculo pueden ser suficientes para las empresas emergentes en las primeras etapas, pero estas ventajas suelen ser de corta duración. Con el tiempo, las hojas de cálculo pueden convertirse en más problemas de lo que valen.

Incluso para una empresa pequeña, administrar la información de los clientes a través de hojas de cálculo es, en el mejor de los casos, improductivo y, en el peor de los casos, francamente peligroso por una variedad de razones. Ahora analicemos las desventajas de usar hojas de cálculo para rastrear la información del cliente y los datos comerciales.

1. Las hojas de cálculo no son fáciles de usar.

No hay forma de evitarlo. Las hojas de cálculo simplemente no son fáciles de usar. Son personalizables y familiares, pero cuando necesite manejar una gran cantidad de datos, se encontrará desplazándose por cientos, si no miles, de filas y columnas. Es difícil hacer que las hojas de cálculo sean fáciles de ingerir y fáciles de leer.

Por ejemplo, eche un vistazo a esta hoja de cálculo:Desventajas de usar hojas de cálculo: caótico y difícil de usar

Fuente de imagen

Y luego mire información similar en CRM de HubSpot:

hoja de calculo alternativa: crm

Mucho más fácil de leer y administrar, ¿no? La vista anterior se aplica automáticamente. Si desea que una hoja de cálculo sea más fácil de usar y de leer, tendrá que modificar significativamente los colores, la fuente y los tamaños de fuente.

2. Las hojas de cálculo no son seguras.

A diferencia de un sistema dedicado que requiere acceso para iniciar sesión, las hojas de cálculo se pueden distribuir a cualquier persona, en cualquier lugar, con el simple envío de un correo electrónico. Esto facilita que un empleado descontento o deshonesto comparta información de clientes y clientes potenciales con contactos externos (léase: sus competidores).

3. Es difícil saber quién editó la hoja de cálculo.

Si bien las hojas de cálculo son excelentes herramientas de colaboración que permiten que cualquier miembro de su equipo agregue información, es difícil saber quién editó una celda. Esto puede dificultar la identificación de la parte adecuada si ocurre un error o si algo más sale mal con la hoja.

Específicamente en ventas, es difícil establecer un sistema ordenado para repartir prospectos y clientes cuando se trabaja con hojas de cálculo. A menos que capacite a sus representantes para que tomen notas meticulosas y sigan un proceso de documentación riguroso, no hay indicación de quién contactó por última vez a un cliente o prospecto, cuál fue el contenido del mensaje y cuándo tuvo lugar la interacción.

4. Habrá múltiples versiones de la verdad.

Todo el mundo puede empezar a trabajar con los mismos datos… pero probablemente no permanecerá así por mucho tiempo. Cada vez que un representante realiza un cambio en la hoja de cálculo maestra, deberá cargarla en un repositorio central para que las modificaciones se comuniquen al resto del equipo.

Y si se olvidan de hacerlo, tendrá varias versiones de la hoja de cálculo «única», todas con datos ligeramente diferentes. ¿Cómo sabrás cuál es el correcto? Esa es una receta segura para crear un proceso de ventas desordenado.

5. Las hojas de cálculo son propensas a errores.

Bueno, las hojas de cálculo no son propensas a errores, pero sus usuarios sí lo son. (Culpable.)

Con tantas personas que tienen en sus manos una sola hoja de cálculo, y con tantas ediciones y cálculos que se realizan a la vez, es natural que las hojas de cálculo contengan algún tipo de error. Si espera precisión, no espere obtenerla de las hojas de cálculo. Es por eso que es aconsejable invertir en un software de base de datos que pueda resolver errores por sí solo de manera rápida y precisa, o que se los indique para que los corrija. Porque la peor parte de las hojas de cálculo, especialmente las grandes, es que es fácil pasar por alto los errores a menos que las estés revisando continuamente fila por fila.

6. Informar es doloroso.

Ya es bastante difícil compilar todas las diversas versiones de una hoja de cálculo en una copia maestra, pero luego los gerentes tienen que armar informes significativos basados ​​en los datos. Como sabe cualquiera que haya intentado generar informes desde Excel, no es para los débiles de corazón. Y cuanto más complejos sean sus datos, más difícil se vuelve la generación de informes.

7. La visualización de datos es difícil.

Como se mencionó, los usuarios pueden crear tablas y gráficos en hojas de cálculo. Pero «crear» es la palabra clave. Reunir cualquier tipo de visualización de datos en una hoja de cálculo lleva mucho tiempo y es frustrante. Los gerentes pueden optar por omitir las imágenes por completo; después de todo, no son necesarias. Pero la presentación de una hoja de cálculo de miles de filas garantiza que los miembros de su equipo se queden boquiabiertos.

8. Los datos críticos de los clientes están a merced de la vida cotidiana.

Si está utilizando Excel, corre el riesgo de perder datos. muchos datos Los datos que residen únicamente en computadoras individuales pueden perderse para siempre si su computadora portátil se cae o se empapa en…