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¿Qué es una sesión de breakout? [+ How To Plan Your Own]

febrero 25, 2022
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Habiendo ido a muchas reuniones, definitivamente puedo decir que a veces me siento abrumado. Si bien disfruto del contenido que se discute, puedo sentirme cansado y desear un descanso para descomprimirme antes de volver a concentrarme en absorber la información.

Estoy seguro de que no estoy solo en estos sentimientos, que muchos de nosotros queremos absorber todo lo que podamos sin dejar de tener la oportunidad de desconectarnos temporalmente y dejar que nuestra mente divague.

Lo que buscamos es una sesión de grupo, en la que los anfitriones de la reunión entiendan y se adapten a la necesidad de tomarse un descanso y dedicar tiempo específicamente a ellos. Esta publicación explicará qué es una sesión de grupo, explicará cómo planificar una exitosa y presentará ideas que puede incorporar en su próxima reunión.

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Estas sesiones están menos estructuradas que las sesiones de reuniones generales y, por lo general, permiten que los asistentes participen en lugar de simplemente sentarse entre la audiencia y escuchar. Si bien estas sesiones pueden estar relacionadas con el contenido general de la reunión, también pueden enfocarse en temas no relacionados.

Las sesiones de trabajo pueden tener lugar tanto en reuniones presenciales como virtuales. Los primeros generalmente envían a los asistentes a diferentes áreas de un lugar de la conferencia, y los últimos usan funciones de sala de reuniones nativas de las herramientas de conferencias virtuales. Estas sesiones son especialmente importantes durante las reuniones virtuales, donde ya existe un elemento de desconexión incorporado, ya que los asistentes se encuentran en sus respectivas ubicaciones.

A continuación, repasaremos algunas ideas que puede utilizar para incorporar atractivas sesiones de trabajo en sus próximas reuniones.

Ideas para sesiones de grupo

Hay varias sesiones de grupo que puede planificar, como aquellas directamente relacionadas con el contenido de la reunión y otras que se centran en el entretenimiento e involucran a los asistentes jugando entre ellos.

Charlas relámpago

Las charlas relámpago son una excelente manera de dividir las sesiones de reunión. Son cortos para que las personas puedan asistir a más de uno, y un facilitador se toma un tiempo determinado para dar charlas breves sobre un tema de su elección relacionado con el contenido general de la reunión.

Sin embargo, las charlas relámpago también se pueden adaptar para permitir que los facilitadores presenten cualquier tema que les apasione, lo que ayuda a los asistentes a conocerse más entre sí y dejar que sus mentes se desvíen a otra parte antes de volver a concentrarse en las reuniones.

Redes de velocidad

Las sesiones de creación de redes rápidas permiten a los asistentes conocerse entre sí y establecer conexiones profesionales. Puede dividir a las personas, establecer expectativas e instruir a los participantes para que pasen una cantidad determinada de tiempo hablando con una persona y pasando a otra una vez que se acabe el tiempo.

Juegos

Los juegos pueden ayudar a los participantes a relajarse y desestresarse, especialmente cuando son interactivos y fomentan el compromiso con los demás. Estas sesiones son diferentes de las otras ideas en esta lista, ya que pueden estar menos relacionadas con el contenido de la reunión que otras.

Durante las sesiones en persona, puede organizar juegos de bingo, formar equipos para resolver acertijos o incluso jugar a las charadas. Los juegos virtuales también son posibles.

Sesiones de establecimiento de objetivos

Las sesiones de establecimiento de objetivos son excelentes, ya que pueden alentar a los participantes a pensar en profundidad sobre el contenido de la reunión en un ambiente relajado donde pueden conversar con otros y expresar sus pensamientos. Puede asignar un facilitador a cada sala de trabajo y puede iniciar una conversación sobre el contenido general de la reunión y alentar a los participantes a relacionar el contenido con sus deseos.

Por ejemplo, suponga que su reunión más grande se enfoca en presentar un nuevo flujo de trabajo para toda la empresa. En ese caso, los asistentes a estas sesiones pueden establecer objetivos en torno a lo que quieren lograr con la nueva estrategia durante el próximo año.

Pregúntame cualquier cosa (AMA) Sesiones

Las sesiones de AMA son una excelente idea de ruptura, especialmente si no tienes la oportunidad de responder las preguntas de todos.

Los participantes pueden dividirse en diferentes salas y grupos y hacer preguntas o expresar sus pensamientos sobre lo que sucedió durante la reunión, y un facilitador experimentado puede estar allí para responderles.

Actividades al aire libre

Las actividades al aire libre son más adecuadas para reuniones en persona donde los grupos de participantes pueden salir juntos. Pueden estar menos centrados en el contenido e involucrar algo así como una búsqueda del tesoro, pero las sesiones generales también se pueden llevar a cabo al aire libre para darles a los participantes un cambio de escenario.

Sin embargo, hacer uso de una sesión al aire libre durante una reunión virtual puede implicar alentar a los participantes a desconectarse durante unos minutos, salir y volver y contarle al grupo sobre algo que vieron mientras estaban allí, o compartir una foto de un artículo que les pediste que encontraran e identificaran afuera.

Sesión de micrófono abierto

Los micrófonos abiertos siempre son emocionantes y pueden ser excelentes para alentar el compromiso y brindarles a los asistentes un momento para divertirse y aprender sobre sus compañeros. Los micrófonos abiertos pueden centrarse en el contenido de la reunión, como hacer que los representantes de servicio compartan historias de clientes, o que los asistentes no relacionados se pongan de pie y compartan un talento oculto.

Discusiones sin cita previa

Los debates directos son una gran idea, ya que puede programar varias sesiones diferentes para que los asistentes elijan. También son un formato de baja presión para entablar conversaciones y establecer contactos. Las personas pueden navegar a una sala donde el contenido está relacionado con su interés e incluso ingresar a varias sesiones si no pueden decidir.

Si bien esta no es una lista exhaustiva de ideas, ciertamente se pueden usar para crear y diseñar sesiones de trabajo interesantes para su próxima reunión.

Ejemplos de sesiones de grupo

A continuación, repasaremos algunos ejemplos de la vida real de sesiones de grupo que pueden servir como inspiración adicional para su planificación.

Centro de liderazgo sin fines de lucro

El Centro de Liderazgo sin fines de lucro es una organización que apoya a otras organizaciones sin fines de lucro. Organiza una conferencia de liderazgo anual que incluye múltiples sesiones de trabajo dirigidas por líderes de la industria entre las que los asistentes pueden elegir.

Una sesión de Breakout de su conferencia 2020, Conversaciones Valientes: Entendiendo y Enfrentando el Sesgo Inconsciente con Margarita Sarmiento, discutió cómo crear entornos de trabajo que fueran inclusivos y positivos para que todos formaran parte. La sesión de trabajo se relacionó con el tema general de la conferencia, que se centró en liderando con valentía.

Construyendo sobre nuestro impulso (BOOM)

Mount Holyoke College organiza una conferencia anual sobre diversidad llamada Building On Our Momentum, donde se alienta a los miembros de la comunidad a asistir a eventos y aprender sobre diversidad, equidad e inclusión en charlas en vivo y contenido grabado.

los Conferencia BOOM 2021 incorpora varias sesiones de trabajo para ayudar a los asistentes a interactuar con el contenido en grupos más pequeños y descomprimirse de temas importantes sobre los que pueden estar aprendiendo.

Una de las sesiones, Martes por la tarde: fanzinesalienta a los asistentes a ser creativos y crear una revista mientras aprenden simultáneamente sobre su historia y uso en comunidades marginadas.

ENTRANTE

INBOUND es la conferencia de marketing anual de HubSpot que presenta una amplia variedad de oportunidades, incluidas sesiones de trabajo. Durante estas sesiones, los asistentes pueden relajarse, interactuar más con el contenido y conectarse con otros participantes.

Meetup: Negro en INBOUNDuna sesión de trabajo de INBOUND 2020, creó un espacio seguro para que los asistentes negros se reunieran con otros profesionales, se relacionaran y discutieran temas de interés.

Plantilla de sesión de grupo

Dados los beneficios que pueden proporcionar, es esencial comprender cómo planificar y dirigir una sesión de trabajo exitosa. Repasemos algunos consejos.

1. Establecer marcos de tiempo designados.

Dado que las sesiones de trabajo son períodos específicos entre las sesiones principales de la reunión, es crucial establecer marcos de tiempo específicos en los que se llevarán a cabo. Tome nota de la actividad de la sesión, cuánto tiempo llevará y trate de cumplir con ese horario.

2. Establezca los objetivos de la sesión.

Las sesiones de grupo que están diseñadas específicamente para que los asistentes se relajen son geniales, pero, independientemente de la intención, es esencial establecer objetivos, para que los participantes sepan qué esperar.

Tal vez sea simplemente para establecer contactos y conversar, pero también podría ser para delinear objetivos personales. Informar a las personas qué esperar lo ayuda a garantizar que estas sesiones se mantengan enfocadas y que los asistentes puedan lograr todo dentro del marco de tiempo deseado.

3. Diseñe asientos para complementar el formato de grupo.

Este consejo está más relacionado con las sesiones presenciales, pero no obstante es esencial. Es importante crear arreglos de asientos y configurar espacios de reunión que complementen y faciliten la intención de la sesión.

Por ejemplo, una sala llena de mesas redondas no sería propicia para una sesión de networking rápida en la que dos personas conversan entre sí. Comprenda lo que desea que los participantes logren durante la decisión y diseñe un espacio de reunión en consecuencia.

4. Utilice el equipo correcto.

El uso del equipo adecuado es relevante tanto para las sesiones de grupo en persona como para las virtuales, ya que querrá asegurarse de tener todo lo que necesita con anticipación. Por ejemplo, suponga que está liderando un juego de sesión de grupo. En ese caso, querrás asegurarte de tener todos los materiales necesarios para llevar a cabo la sesión sin problemas, como suficientes piezas para todos los participantes e instrucciones imprimibles para consultar durante el juego.

Tener el equipo adecuado también es importante porque estas sesiones están destinadas a ayudar a las personas a relajarse, por lo que no desea dejar a las personas esperando o estresadas por lo que está a punto de suceder, especialmente durante los eventos virtuales.

En general, las sesiones de trabajo son aspectos valiosos de las reuniones, tanto virtuales como presenciales. Brindan a los asistentes la oportunidad de conectarse con otros participantes, pensar profundamente sobre el contenido de la reunión y, en general, tener conversaciones divertidas y atractivas.

Aproveche los consejos de esta lista cuando planifique su próxima reunión y es probable que reciba comentarios de los asistentes de que las sesiones fueron atractivas, emocionantes y los inspiraron a asistir a su próximo evento.

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