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La guía definitiva para contratar una agencia de relaciones públicas en 2021

febrero 28, 2022
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Vanessa Carlton lo dijo mejor: su empresa se está abriendo camino hacia el centro de la ciudad, las caras pasan y usted está abocado al «éxito». ¿Ves lo que hice ahí? De todos modos, su empresa está en camino. Pero, ¿cómo comunica eso a sus partes interesadas y al público?

Entre la redacción de un blog, la redacción de un anuncio y la configuración de un flujo de trabajo de correo electrónico, es difícil hacer tiempo para el conocimiento de la marca y la gestión de medios. Ahí es donde una agencia de relaciones públicas (PR) puede ayudar.

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De acuerdo con la Sociedad de Relaciones Públicas de América (PRSA), «Las relaciones públicas son un proceso de comunicación estratégica que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos». En el mundo actual, las relaciones públicas y el marketing se superponen y entrelazan, lo que hace necesario trabajar juntos.

Es posible que tenga preguntas sobre cómo su equipo de marketing y una agencia de relaciones públicas pueden trabajar juntos como, «¿Qué hará una empresa de relaciones públicas?» o «¿Qué servicios ofrece una agencia de relaciones públicas?»

A continuación, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la contratación de una agencia de relaciones públicas.

Si bien los deberes de relaciones públicas y marketing pueden superponerse, los dos cumplen funciones diferentes. Allie Decker, escritora del equipo de la página pilar de HubSpot, escribió sobre relaciones públicas y marketing en este blog. Ella dice: «El objetivo principal de las relaciones públicas es impulsar la reputación de su marca. Por otro lado, el objetivo principal del marketing es impulsar las ventas».

Las relaciones públicas y el marketing pueden trabajar juntos alineando sus objetivos. Por ejemplo, las personas pueden darse cuenta de su marca a través de tácticas de relaciones públicas, como la presencia orgánica en las redes sociales, y luego convertirlas en ventas a partir de sus tácticas de marketing, como los anuncios de Facebook. Con relaciones públicas y marketing colaborando en mensajes estratégicos, construirá su reputación e impulsará más ventas.

1. Gestión de la reputación

La gestión de la reputación es uno de los principales servicios que ofrecen las empresas de relaciones públicas. Las tácticas pueden incluir boletines por correo electrónico, mensajes en la copia del sitio web o contenido del blog, administración de redes sociales, respuesta a reseñas e interacción con los seguidores.

Por ejemplo, Taco Bell utiliza las redes sociales para construir su reputación. En el siguiente ejemplo, Taco Bell responde a un cliente en Twitter con un tweet auténtico y atractivo que hace que la marca sea identificable y aumenta su reputación.

Taco Bell mantiene la marca en Twitter.

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2. Gestión de crisis

Según datos de PwC, el 69% de los líderes han experimentado al menos una crisis corporativa en los últimos cinco años, con un promedio de tres crisis experimentadas. Lo más probable es que su empresa enfrente al menos una crisis durante su mandato. Es por eso que puede hacer que una empresa de relaciones públicas elabore un plan de comunicación de crisis para que esté preparado cuando llegue el momento.

Por ejemplo, Susan G. Komen for the Cure, una organización benéfica líder en cáncer de mama, enfrentó las consecuencias de la falta de un plan de comunicación de crisis en 2012. Dejaron de financiar las pruebas de detección de cáncer de mama de Planned Parenthood después de 7 años de financiación. Cuando Planned Parenthood hizo el anuncio, la historia se volvió viral en las redes sociales con ataques provenientes de todos lados. Komen esperó un momento para responder, subió un video sin asumir la responsabilidad y luego revirtió la decisión.

De acuerdo a PRSAhay muchas lecciones que aprender de los errores de Komen, incluido «No te posiciones como una víctima. No funcionará».

3. Relaciones con los medios

Una forma de construir su reputación y dar a conocer su nombre es a través de los medios de comunicación. Las empresas de relaciones públicas pueden manejar la relación entre los medios y su empresa. Las tácticas incluyen escribir presentaciones a periodistas y personas influyentes para obtener menciones en las noticias de la industria y obtener más cobertura de los medios.

Por ejemplo, si es propietario de una empresa de belleza sostenible, una empresa de relaciones públicas puede recomendarle Blog de conejitos orgánicos para una entrevista sobre productos de belleza sostenibles.

4. Redes sociales

Las redes sociales son un factor importante en la gestión de la reputación y una de las principales formas de comunicarse con su audiencia, por lo que mantener sus cuentas de redes sociales puede convertirse en una táctica de relaciones públicas. Dado que eres dueño de tus cuentas de redes sociales, son una manera fácil de construir tu marca. Además, su estrategia de redes sociales podría implicar interactuar con personas influyentes en su nicho.

En el siguiente ejemplo, caca-pourri utiliza su propia cuenta de redes sociales para aumentar su reputación y correr la voz acerca de una oportunidad ganada en los medios. Además, tenga en cuenta cómo el fundador es activo en la comunidad, obtiene cobertura de los medios y construye la marca de su empresa.

Poo-Pourri utiliza las redes sociales para impulsar la reputación de la marca.

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5. Redacción de discursos

La redacción de discursos es una táctica útil de relaciones públicas que puede utilizar si su empresa realiza conferencias de prensa y eventos o si sus empleados hablan en eventos de la industria. Cualquier discurso pronunciado en nombre de su empresa debe representar su marca como un todo. Si alguien en su empresa tiene que dar un discurso, podría considerar contratar una agencia de relaciones públicas para manejar los mensajes estratégicos.

En el siguiente ejemplo, Tim Cook, CEO de Apple, y otros miembros de su equipo, dan varios discursos sobre nuevos productos y actualizaciones durante el evento anual de innovación de Apple. Es posible que Apple haya trabajado o no con una empresa de relaciones públicas, pero este es un gran ejemplo de un evento en el que podría hablar con una empresa de relaciones públicas sobre los mensajes estratégicos y de marca.

6. Comunicados de prensa

Es posible que su empresa tenga que escribir un comunicado de prensa para anunciar nuevos productos, lanzamientos, campañas o movimientos. Esta táctica va de la mano con las relaciones con los medios. Por ejemplo, si trabaja en una empresa de calzado y desea iniciar un movimiento en Twitter para #walkmore, una empresa de relaciones públicas puede escribir un comunicado de prensa para anunciar la campaña y, con suerte, obtener cobertura mediática.

7. Planificación de eventos

La planificación de eventos puede ser una táctica de marketing y relaciones públicas para promocionar su marca, producto o servicio. Si su empresa organiza un evento con el fin de mejorar la reputación de su marca, podría considerar trabajar con una agencia de relaciones públicas. Una agencia de relaciones públicas puede ayudarlo a comunicarse con sus partes interesadas y públicos, obtener cobertura de los medios y planificar su evento.

Por ejemplo, ENTRANTEun evento de experiencia anual para aquellos en la industria del marketing, es un evento que se utiliza para elevar la marca ENTRADA. En este tipo de eventos, INBOUND aporta valor al público, al mismo tiempo que potencia la reputación de su marca. Si bien INBOUND planifica internamente este evento, es un buen ejemplo del tipo de evento que una agencia de relaciones públicas podría ayudar a planificar.

8. Alcance

¿Quiere asegurarse de que su empresa esté activa en la comunidad de su nicho, incluidas ferias comerciales y eventos? Una agencia de relaciones públicas puede ayudar con eso. Las empresas de relaciones públicas utilizan el alcance como táctica para impulsar la reputación de la marca y aumentar el conocimiento de la marca. Por ejemplo, si trabaja en una pescadería, su empresa de relaciones públicas podría comunicarse con el Exposición mundial de mascotas para conseguir un stand en el evento. Luego, podrían promover su participación a través de las redes sociales, un comunicado de prensa y entrevistas con los medios.

9. Investigación de mercado

El elemento más importante para comunicarse y construir relaciones con sus públicos es comprenderlos. Es por eso que una empresa de relaciones públicas probablemente usaría la investigación de mercado como táctica. Pueden usar encuestas, formularios de comentarios o grupos de enfoque para obtener información sobre su público objetivo. Por ejemplo, si posee una empresa de proteínas, una empresa de relaciones públicas podría enviar encuestas para ver quién compra su proteína, qué tipo de sabores quieren y qué valoran en una empresa de proteínas.

10. Capacitación en medios

Muchas empresas y marcas a la vista del público se someten entrenamiento de medios. La formación en medios es una táctica que utilizan las empresas de relaciones públicas para producir mensajes estratégicos coherentes para las marcas con las que trabajan. Si su empresa o marca tendrá varios empleados hablando en público, todos deben estar en la misma página con respecto a los mensajes. Si solo hay una persona que será la cara de su marca, es importante anticipar las preguntas comunes de los periodistas y tener preparadas las respuestas enlatadas.

En el siguiente ejemplo, las Kardashian asisten a un entrenamiento de medios para practicar las respuestas a las preguntas más controvertidas que les hacen los reporteros. Como marca, las Kardashian tienen muchas partes móviles, y la familia nunca había discutido o practicado los mensajes que usarían al hablar con los medios.

11. Redacción interna

Escribir una copia interna es una táctica de relaciones públicas que las agencias de relaciones públicas utilizan para comunicarse con los empleados. Sus empleados son una parte interesada y pública de su empresa, por lo que una empresa de relaciones públicas podría gestionar esa relación. Es posible que deba comunicarse con sus empleados para discutir cambios importantes, levantar la moral o celebrar los éxitos.

Nuestro consejo de HubSpot es tener un canal de comunicación principal donde se almacene y difunda la comunicación. Por ejemplo, HubSpot tiene un wiki interno (vea la captura de pantalla a continuación), donde nuestros empleados, que se encuentran en siete países, pueden comunicarse.

HubSpot utiliza un centro interno para comunicarse con los empleados.Fuente de imagen

Los diferentes tipos de empresas de relaciones públicas varían según los servicios que ofrecen y los públicos a los que sirven. Hay agencias de relaciones públicas generales y especializadas.

1. Comunicación estratégica general

Una firma de relaciones públicas en general se encargará de todos los aspectos de su estrategia de relaciones públicas. Serán responsables de construir su reputación y reconocimiento de marca a través de muchas de las tácticas descritas anteriormente, incluidas las redes sociales, las relaciones con los medios, la comunicación interna y más. Una empresa de relaciones públicas de comunicación general es una buena opción para usted si necesita ayuda con varias tácticas de relaciones públicas.

2. Comunicación de prensa

Una agencia de relaciones públicas que se especialice en comunicación de prensa se centrará en la divulgación en los medios, la redacción de propuestas, la obtención de cobertura mediática y la obtención de entrevistas con periodistas o personas influyentes. Si solo necesita trabajar con una agencia de relaciones públicas para mejorar su cobertura de medios, una firma especializada podría ser una opción a considerar.

3. Gestión de crisis

Una agencia de relaciones públicas de gestión de crisis puede diseñar estrategias e implementar un plan de comunicación de crisis. Por lo general, estas empresas se utilizan de forma temporal, ya sea para redactar o implementar un plan cuando su empresa experimenta una crisis.

4. Comunicación interna

Las empresas de relaciones públicas de comunicación interna se especializan en difundir información a sus empleados. Ya sea a través de un boletín mensual o un centro interno, facilitarán la comunicación con los empleados.

5. Gestión comunitaria

Una empresa de relaciones públicas de gestión comunitaria se centra en gestionar relaciones con los clientes. Manejarán la comunicación entre usted y su comunidad en lugares como grupos de Facebook y redes sociales.

6. Relaciones públicas sin fines de lucro

Una firma de relaciones públicas sin fines de lucro se especializa en trabajar con organizaciones específicas en lugar de enfocarse en ciertas tácticas….